May 19 ‘21
13 min. de leitura
Conforme uma empresa continua a crescer e a se expandir, a quantidade de dados que ela envolve vai crescendo. Com isso, as auditorias – incluindo as financeiras e fiscais – se tornam mais complicadas. Por sorte, as data rooms virtuais (também conhecidas como Virtual Data Rooms ou VDRs) estão aqui para salvar o dia. Elas servem para facilitar auditorias desse tipo, resolvendo também as questões de segurança e conformidade legal.
Neste post, vamos esclarecer melhor os recursos e vantagens que traz um software de VDR. Contudo, antes disso vamos ver o que são as auditorias em um contexto mais geral.
As auditorias são obrigatórias para toda empresa em crescimento, mesmo no caso de uma simples auditoria financeira ou de conformidade legal. Uma auditoria ajuda a gerar mais transparência dentro da organização, já que envolve um exame de extratos financeiros e declarações fiscais. Com isso, os acionistas da companhia podem ter certeza de que não há irregularidades financeiras na empresa onde seu dinheiro foi investido.
A data room virtual como solução
Com uma empresa grande, realizar uma auditoria tradicional não é nada fácil. No entanto, as data rooms virtuais podem se encarregar dos processos mais complexos sem dificuldades. Não é necessário que os auditores se reúnam em um lugar físico, e com isso eliminam-se os custos de viagem. A VDR também garante que um documento não cairá nas mãos erradas por engano ou será perdido em trânsito. Além disso, o software se encarrega da questão da segurança dos documentos.
Uma data room virtual é uma plataforma baseada na web que, entre outros recursos, permite a documentação online, o compartilhamento de dados, o monitoramento de alterações feitas a documentos, a autorização do acesso a eles e a pesquisa por palavras-chave. Isso tudo serve para simplificar e proteger o processo de auditoria.
Alguns dos recursos de segurança e outros benefícios que simplificam a auditoria numa VDR:
1. Rastreamento de documentos
As data rooms são capazes de alertar a equipe de auditoria caso alguém tenha feito upload de um documento, postado uma resposta ou simplesmente visualizado um arquivo. Tudo isso pode ser feito sem a presença física da equipe.
2. Compartilhamento seguro de documentos
A data room garante a segurança no compartilhamento e intercâmbio de documentos entre a empresa e a equipe de auditoria. Preocupado com a segurança? Respire fundo e deposite a sua confiança no processo das VDR.
3. Transparência e conformidade com processos
A data room virtual garante que um rastro do processo seja mantido em segurança, servindo como prova. O processo de auditoria se torna transparente, já que todos os documentos fornecidos e todas as solicitações atendidas são exibidos com transparência na VDR. Quando feito no formato tradicional, esse processo custa bem mais – tanto em termos de dinheiro quanto de tempo e estresse.
4. Permissões granulares
Com um software de data room, é possível dar acesso ou conceder permissões a usuários ou grupos específicos, limitando o acesso de quem não tiver motivo para acessar um determinado arquivo. Com isso, preserva-se a segurança dos dados em trânsito. As permissões também podem ser revogadas a qualquer momento.
5. Comunicação fluida durante todo o processo
Enquanto durar a auditoria, haverá comunicação frequente entre os auditores externos e a empresa. Consultas e respostas serão feitas. Esse vaivém de comunicação pode ser bastante cansativo quando realizado da forma tradicional. Já com as data rooms virtuais, a função de perguntas e respostas ajuda a agilizar significativamente o processo.
Ideals
- Controles de acesso
- Visualizador incorporado
- Busca de texto completo
- Auto-indexação
- Branding personalizável
- Q&A avançadas
- Assistência por chat ao vivo 24/7
- Resposta do chat em 30 segundos
Citrix ShareFile
- Controles de acesso
- Visualizador incorporado
- Busca de texto completo
- Auto-indexação
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- Q&A avançadas
- Assistência por chat ao vivo 24/7
- Resposta do chat em 30 segundos
Datasite
- Controles de acesso
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- Resposta do chat em 30 segundos
Intralinks
- Controles de acesso
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- Busca de texto completo
- Auto-indexação
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- Q&A avançadas
- Assistência por chat ao vivo 24/7
- Resposta do chat em 30 segundos
Box
- Controles de acesso
- Visualizador incorporado
- Busca de texto completo
- Auto-indexação
- Branding personalizável
- Q&A avançadas
- Assistência por chat ao vivo 24/7
- Resposta do chat em 30 segundos
6. Facilidade de uso
Você não precisa ser um especialista de informática para operar o software de data room. Tendo uma conexão à internet, o resto é simples. A data room é intuitiva, com interface simples e fácil. Basta saber ler e entender – mais não é preciso.
Em um mundo onde os dados aumentam a cada segundo e a segurança é cada vez mais volátil, as data rooms virtuais são a chave para a simplificação e segurança dos processos de auditoria.