Melhores provedores de data rooms virtuais

A tecnologia das data rooms virtuais é um elemento inevitável de qualquer transação comercial. Empresas de todos os tamanhos usam data rooms como repositórios corporativos, plataformas de comunicação e ferramentas para decisões estratégicas.

Uma data room eletrônica bem selecionada oferece um nível sem precedentes de segurança, funcionalidade e versatilidade. Agora, os negociadores dispõem de opções ilimitadas oferecidas por ferramentas sofisticadas e workflows preparados para agilizar qualquer transação.

A conveniência e disponibilidade cada vez maior das salas de dados virtuais tornaram praticamente obsoleto o conceito da sala de arquivo física em todas as indústrias.

O que é uma data room?

A data room, ou sala de dados virtual, é uma plataforma online que combina o armazenamento em nuvem com vários instrumentos para transações de alto risco. Uma data room digital pode ser especialmente útil para processos que requerem um alto volume de documentação, já que ela opera como um repositório remoto de dados corporativos.

A data room virtual também serve como plataforma de colaboração para as operações do dia a dia, gestão de conselhos de diretores e qualquer outro projeto que exija a colaboração simultânea de várias partes. Entre os exemplos mais comuns de usos para as data rooms virtuais, temos fusões e aquisições (M&A), due diligence corporativa, gestão de carteiras e arrecadação de capital. 

Quais são os casos de uso mais populares para as data rooms virtuais?

De acordo com a nossa pesquisa, as data rooms têm muito que oferecer a empresas pequenas, médias e grandes em inúmeros setores. Contudo, com base em amostras recentes, podemos destacar algumas indústrias que mais dependem das data rooms.

Abaixo temos os principais usos para as data rooms, em ordem de popularidade.

M&A e due diligence

Processos de fusão e aquisição são fundamentais para o crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa, desde a mais humilde startup à maior corporação global. Além disso, muitas indústrias, como as startups de tecnologia, dependem inteiramente de serem adquiridas — é sua estratégia de saída ideal ou pelo menos um milestone significativo.

O maior desafio em qualquer transação de M&A é um due diligence completo — isto é, o processo de diligência prévia, de entender os pormenores de como funciona uma empresa.

Aqui, os participantes de um negócio precisam repassar quantidades enormes de dado, às vezes em um período curto de tempo.

As data rooms virtuais ajudam a criar ambientes ágeis e bem equipados, permitindo o acesso de arquivos necessários em questão de segundos e possibilitando uma tomada mais rápida de decisões-chave. Escritórios boutiques e grandes empresas se beneficiam igualmente da acessibilidade universal e das soluções automatizadas oferecidas por soluções modernas de data rooms.

Fundos e capital privado

É comum que fundos e empresas de capital privado de alto perfil lidem com altas quantidades de dados confidenciais, o que requer um maior nível de segurança e transparência interna. 

Nisso ajudam as data rooms virtuais, que oferecem inúmeras ferramentas para qualquer processo — desde a arrecadação de capital até a orientação de investimentos —, protegendo os dados do usuário e garantindo o acesso a diversos tipos de análises de dados.

Setor jurídico

Advogados e escritórios de advocacia precisam agir em conformidade com regulamentos estritos para garantir a legitimidade de sua prática. Ao mesmo tempo, devem repassar inúmeras informações particulares e documentos de caráter sigiloso.

Isto quer dizer que o setor jurídico também é um dos primeiros a se beneficiar da indústria de recursos avançados das data rooms, como a criptografia, os controles de acesso e a exclusão remota de arquivos.

Bancos de investimento

Como instituições financeiras que operam primariamente a caráter de orientação, os bancos de investimento exigem softwares que combinem uma comunicação simples com armazenamento protegido de dados. 

Os bancos de investimento usam as data rooms para coletar informações, realizar due diligence, apresentar objetivos para potenciais compradores e assistir com integrações pós-transação.

Além da segurança avançada, as data rooms também permitem que os bancos de investimento mantenham suas operações bem organizadas, melhorando a prestação de contas de funcionários e agilizando a geração de relatórios.

Indústria farmacêutica e de biotecnologia

A saúde é outro setor que lida com quantidades enormes de dados confidenciais, como dados sobre pacientes, resultados de pesquisas e muito mais. Um vazamento neste tipo de dados pode permitir espionagem da parte de concorrentes ou mesmo levar a processos legais. 

Além de ajudar seus usuários a proteger arquivos sigilosos, as data rooms ajudam a realizar procedimentos complexos, que consomem muito tempo, como o licenciamento. Ao armazenar toda a documentação necessária em um só espaço centralizado, as empresas conseguem obter as licenças necessárias muito mais rápido.

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.6
3. Datasite
4.5
4. Brainloop
4.2
5. SmartRoom
4.1
6. BlackBerry
4
7. Box
3.9
8. Intralinks
3.7
9. Drooms
3.5
10. Dropbox
3.3

Quais outras indústrias usam data rooms virtuais?

Uma parcela significativa do feedback que obtivemos na nossa pesquisa das indústrias de data room indica que há vários outros setores que passaram a usar data rooms mais do que antes. Abaixo vemos três dos exemplos mais notáveis.

Imobiliária

As empresas imobiliárias apelam para as data rooms virtuais para a gestão de carteiras, comunicação com potenciais investidores e para monitorar projetos de longo prazo. Uma data room permite que a firma siga uma abordagem bem informada em suas transações imobiliárias, simplificando a gestão dos documentos. 

Além disso, a capacidade de armazenamento das salas de dados virtuais permite criar um registro fácil de repassar de todas as transações financeiras e projetos anteriores, o que agiliza muito o processo de localizar documentos durante a realização de acordos de alto nível. 

Investimentos em startups

Muitos investidores usam data rooms virtuais como plataforma de estratégias para comparar oportunidades, solicitar os documentos necessários e realizar due diligence. Negócios bem sucedidos podem ser transferidos para a seção de carteiras da data room.

Ao mesmo tempo, as startups podem empregar soluções como as data rooms virtuais no marketing de suas empresas, na organização de desenvolvimento corporativo e na preparação para aquisições, fusões ou outras transições de grande calibre. 

IPOs

Ao apresentar uma oferta pública inicial (ou IPO, em sigla inglesa), toda organização deve reunir uma quantidade extensa de arquivos para o processo. Muitos destes arquivos são altamente confidenciais e requerem um nível extra de segurança. Além disso, o processo de IPO também costuma exigir a presença de consultores terceirizados, o que torna ainda mais essenciais os recursos de colaboração das data rooms.

12 motivos pelos quais empresas trabalham com datas rooms

1

Altíssimo nível de segurança de documentos

2

Organização e distribuição simples de arquivos

3

Espaço de trabalho centralizado com workflows transparentes e alta transparência

4

Bom custo-benefício em comparação com as salas de arquivos físicas

5

Soluções funcionais para colaboração e tomada de decisões remota

6

Processamento expedito de negócios, desde o due diligence até a integração

7

O investimento em uma data room ajuda a formar a imagem de uma empresa avançada e em dia com as novidades tecnológicas

8

Acessibilidade versátil de dados e pessoas

9

Inúmeras oportunidades para todos os tipos de projetos

10

As data rooms tipicamente não requerem hardware ou plugins adicionais

11

Opções de usufruir da experiência e orientação do fornecedor

12

Melhor comunicação com chats nativos, perguntas e respostas, chamadas em vídeo, etc.

Quais são as funcionalidades de segurança mais importantes nas virtual data rooms?

A segurança de dados é a principal preocupação de todos os negócios modernos. O requerimento de atualizações constantes e proteção robusta leva as empresas a confiar seus dados confidenciais às data rooms virtuais. O software avançado das data rooms garante que os arquivos dos usuários não sejam comprometidos a nenhum nível.

data room features

Certificações de segurança

Os provedores de data rooms de boa reputação garantem que seus produtos estejam em conformidade com os padrões de segurança da indústria. A melhor forma de identificar se um provedor leva a segurança a sério é procurar certificados como o ISO 27001, HIPAA e SOC 2.

Segurança de acesso

O próximo nível de proteção de dados é controlar quem consegue acessá-los e como eles são autorizados a interagir com eles. O compartilhamento seguro dos dados na data room virtual é garantido através de privilégios específicos atribuídos a cada usuário de acordo com seu papel.

Esta categoria de medidas de segurança ajuda a proteger dados sensíveis, monitorar todas as interações e ajudar a impedir o risco de vazamentos internos.

Segurança dos documentos

Além de garantir que os dados confidenciais só possam ser acessados por certos usuários, os administradores podem atribuir níveis adicionais de proteção. Alguns exemplos de segurança de documentos incluem as permissões somente-visualização, pop-ups com NDAs e rastreamento detalhado de atividade. 

Segurança de comunicações

Além da proteção de arquivos, as data rooms virtuais habilitam a troca de informações seguras ao criar um ambiente protegido para todos os tipos de comunicações. Por exemplo, os usuários podem optar por formar grupos a fim de discutir certos assuntos em particular, sendo que todas suas interações ficam criptografadas.

Uma data room de segurança é uma plataforma segura que permite aos usuários armazenar e gerenciar seus dados sigilosos com confiança. O aspecto mais importante é selecionar um fornecedor em conformidade com as normas da indústria e que atenda aos requerimentos de segurança exigidos.

Quais recursos e funcionalidades as data rooms oferecem?

As data rooms virtuais oferecem a seus usuários um amplo leque de capacidades. Entre estas, algumas funcionalidades merecem destaque, como as descritas abaixo.

Funcionalidades de gestão de documentos

As data rooms virtuais permitem aos usuários acessar documentos facilmente a partir de qualquer dispositivo ou localização. O espaço digital elimina a necessidade de armazenar cópias físicas, reduzindo o custo e esforço de manter um arquivo tradicional. Outras funcionalidades adicionais para a experiência de gestão de documentos dos usuários são:

  • Indexação numérica automática
  • Visualização instantânea
  • Hospedamento de dados em alto volume
  • Criação e sistematização simplificada de pastas
  • Marcas d’água

Gestão de usuários

Uma data room bem planejada conta com vários níveis de acesso que determinam os tipos de dados que cada usuário pode acessar e quais ações podem tomar. Outros recursos que assistem na gestão de usuários incluem:

  • Convites em massa
  • Configurações individuais e de grupo
  • Gestão de direitos digitais para diferentes funções de usuários
  • Autenticação multifatorial a cada acesso

Facilidade de uso

Nem todos os usuários das salas de dados virtuais têm experiência técnica, o que quer dizer que o software precisa ser simples e fácil de usar para todos. Dois aspectos principais da usabilidade avançada são uma interface intuitiva e uma implementação versátil, o que inclui a compatibilidade com todos os sistemas operacionais, incluindo Windows, Linux e macOS.

Outros recursos que elevam a experiência do usuário incluem:

  • Integração de suporte de vários idiomas
  • Pesquisa avançada
  • Customização
  • Autenticação única (SSO) para vários projetos
  • Alto nível de tempo operante do VDR

Função para relatórios

O monitoramento de atividades e a geração de relatórios permitem examinar o número exato de usuários que interagiu com documentos específicos, avaliar seu engajamento e redirecionar o workflow, caso necessário. As seguintes funcionalidades de relatórios são particularmente úteis para os negociadores:

  • Registros detalhados para auditoria
  • Infográfico para visualização das atividades na data room
  • Marcas d’água dinâmicas
  • Notificações de acesso

Funcionalidades para comunicação

As data rooms virtuais possibilitam vários níveis de comunicações remotas. Com a tecnologia certa, os usuários podem discutir seus negócios em chats, chamadas, e-mails e de outras formas. Funcionalidades típicas que melhoram a comunicação nas data rooms virtuais incluem:

  • Ferramentas de colaboração, como um gerenciador de tarefas, com itens acionáveis
  • Integração de perguntas e respostas
  • Adaptação fácil à ferramentas terceirizadas de e-mail ou agendamento

Suporte ao cliente

Uma boa equipe de atendimento ao consumidor é essencial para o funcionamento da data room. O melhor jeito de avaliar a qualidade do suporte é solicitando uma demonstração gratuita ou se cadastrando por um período de teste a fim de testar opções como:

  • Disponibilidade 24/7/365 por bate-papo, telefone ou e-mail
  • Suporte a vários idiomas
  • Suporte técnico efetivo

A combinação de todos os instrumentos acima cria uma fundação sólida para uma experiência produtiva na sua data room.

Como criar sua data room virtual em 3 passos rápidos

Após ter selecionado o melhor provedor, só falta configurar sua data room para as transações futuras. Isto pode ser feito em três passos.

Crie grupos e convide os usuários

Liste todos os potenciais usuários e divida-os de acordo com as funções que desempenham na empresa ou sua contribuição ao projeto. Isto acelera o processo de convites.

Defina permissões

Ao atribuir permissões, é importante combinar segurança e conveniência. Isto significa que você deve definir as condições de acesso com base nas responsabilidades de cada usuário no projeto.

Adicione documentos e arquivos

O estágio final é popular a data room virtual com conteúdo. O jeito mais fácil de fazer isso é primeiro criar a estrutura das pastas e depois transferir os documentos em massa.

Comparação de data rooms virtuais: Como escolher uma data room

Nem sempre é fácil escolher a melhor data room para o seu caso, especialmente se você é recém-chegado à indústria e nunca lidou com este tipo de ferramenta antes.

Existem inúmeros provedores de VDRs no mercado, e cada um tem suas vantagens e desvantagens.

Como selecionar a melhor data room para as suas necessidades? Naturalmente, você deve escolher de acordo com aquilo que seu negócio requer.

Primeiro, determine seus objetivos e os resultados que deseja alcançar.

Em segundo, compare as data rooms virtuais disponíveis na web. Use critérios como expertise, precificação, medidas de segurança, capacidade de armazenamento, etc. 

No que você deve prestar atenção ao comparar data rooms?

Uma forma de economizar tempo na investigação é usar uma tabela de comparação como a que fornecemos acima. Ali, você já tem os top 10 fornecedores, todos líderes da indústria. Basta ir pelo rating, avaliações e comentários para cada fornecedor e decidir qual é o melhor para você.

Ou então você pode optar por fazer a comparação de data rooms por conta própria.

O que você deve ter em mente, se optar por esta alternativa? Para ter uma imagem melhor, recomendamos prestar atenção aos seguintes critérios ao avaliar as data rooms:

  • Reputação do fornecedor
  • Facilidade de uso
  • Segurança de acesso
  • Funcionalidades para segurança de documentos
  • Funcionalidades de gestão de documentos
  • Possibilidade de relatórios e análises de dados
  • Outros recursos diferenciados do fornecedor
  • Qualidade do atendimento ao consumidor
  • Faixa de preço

A seguir, vamos discutir cada ponto em mais detalhe e, como ilustração, comparar três das melhores data rooms — iDeals, Citrix e Datasite.

Comparação de data rooms virtuais

Considerando a comparação detalhada entre a iDeals, Citrix e Datasite acima, você vê que cada provedor de salas de dados tem suas vantagens e desvantagens.

Quando estiver escolhendo uma virtual data room, foque em primeiro lugar nas necessidades de sua empresa, e preste atenção aos fatores que levamos em conta ao comparar esses três provedores.

FAQ

O custo de serviços de virtual data room varia segundo o fornecedor e o modelo de precificação. O que você deve levar em conta são os objetivos do seu projeto, porque cada um deles será equivalente a uma função dentro da VDR. Em geral, os provedores vão cobrar por página, por usuário, ou por espaço de armazenamento. Também pode haver uma taxa fixa mensal, ou uma taxa especial por um pacote de recursos extra. O preço pode ainda aumentar se o provedor de VDR oferece funcionalidades avançadas.
Uma sala de dados virtual é um depósito online securizado para armazenar e compartilhar dados entre diferentes interessados. Ela é comumente usada durante negociações de M&A. Funcionalidades padrão incluem recursos como permissões de usuário avançadas, uma ferramenta de perguntas e respostas, autenticação por dois fatores, relatórios e monitoramento de atividades, e outros. Na maior parte dos casos, prefere-se uma solução na nuvem, para que não seja necessária uma instalação física.
“Data room” é um depósito online para as companhias armazenarem dados privados e confidenciais. Uma data room é usada em geral para a due diligence legar durante fusões e aquisições. Antes das virtual data rooms, as empresas usavam só salas de dados físicas, que eram salas comerciais normais, mas com um nível de proteção maior. As salas de dados virtuais são uma evolução que fez o armazenamento tradicional ser transferido para o meio virtual. As finalidades de uma VDR se tornaram diversas: além de armazenar informações corporativas, agora elas permitem também monitorar adições e fluxo de dados, realizar transações financeiras, editar/deletar/atualizar arquivos etc.
O propósito e os recursos das data rooms para investment banking não diferem muito daqueles em outras áreas. Uma data room para investment banking é um armazém online que permite o acesso a arquivos a usuários autorizados de diversos lugares do mundo. As virtual data rooms simplificam a due diligence para ambas as partes de uma transação de investimento, permitindo que a realizem com maior eficiência. Os profissionais de investment banking, por sua vez, monitoram a duração das sessões e a documentação trabalhada.
Tipicamente, virtual data rooms são usadas para M&A, principalmente para processos de due diligence, que requerem que se guarde e compartilhe uma enorme quantidade de arquivos referentes à oferta da companhia a ser adquirida. Esses depósitos online também são convenientes para outros negócios que tenham volumes de dados igualmente grandes, ou que precisem dar a diversos usuários acesso remoto e simultâneo a documentos, sem comprometer sua confidencialidade.
Várias diferenças cruciais não permitem que a Dropbox seja considerado uma virtual data room. Uma dessas diferenças é que, apesar de seu desenvolvimento e atualizações, a Dropbox é projetada para simplificar o compartilhamento de dados entre usuários da Internet sem contudo contribuir para a segurança da informação. A estrutura do software também é diferente. Enquanto que a Dropbox é baseada em uma pasta principal que contém todos os dados, data rooms incluem vários projetos, com acesso separado a cada um. Além disso, data rooms oferecem a assistência de uma equipe de apoio que ajuda a realizar com êxito transações de M&A, enquanto que a Dropbox não tem segurança e profissionalidade para ser uma ferramenta para transações de negócios sérias.
Fusões e aquisições (M&A) ocorrem quando uma companhia é posta à venda e comprada por outra companhia — ou quando duas companhias se fundem em uma só. Esses tipos de transações só podem ser concluídos depois das partes interessadas terem feito sua diligência prévia, o que implica analisar informações sensíveis e confidenciais. Virtual data rooms são necessárias para M&A porque são concebidas e programadas para manter todas as informações relevantes para a transação em um ambiente securizado na nuvem, e tornam mais simples compartilhar e atualizar documentos.
Um software de data room é uma solução digital para armazenar e compartilhar informações sensíveis e dados confidenciais com partes interessadas durante transações de M&A ou outras formas de transação comercial. Os documentos armazenados são protegidos por tecnologias de encriptação, autenticação por duplo fator, e permissões de acesso configuráveis segundo o papel do usuário. Diversos usuários podem acessar o mesmo arquivo simultaneamente, e é possível restringir suas atividades aplicando regras diferentes para cada um.
“Due diligence” é a diligência prévia, o processo de conferir a confiabilidade e os benefícios de uma oferta de aquisição ou fusão. Seu objetivo é verificar se a transação é vantajosa, e qual é a estratégia mais apropriada para realizá-la. O processo de due diligence começa quando as partes assinam um protocolo de intenção, que é obrigatório em quase todas as fusões e aquisições. A diligência prévia implica a investigação e auditoria de todos os dados relacionados às atividades da companhia que será adquirida, incluindo registros corporativos, relatórios financeiros, contratos com clientes, listas de propriedade intelectual, imóveis e quaisquer outros ativos e assim por diante — dados esses que podem ser armazenados em uma VDR projetada para due diligence de M&A. Essa etapa permite ao comprador interessado definir se a transação vale a pena.
Além de preparar os dados para armazenar e compartilhar na data room, o responsável deve selecionar um provedor de VDR confiável. Uma vez que isso esteja feito, o que você deve fazer para criar uma data room é criar a sala, fazer o upload de pastas e arquivos, organizá-los, convidar novos usuários por email, e customizar as permissões para limitar o acesso aos documentos e arquivos.
Data rooms simplificam o armazenamento e compartilhamento de dados confidenciais e reservados de qualquer negócio. Isso é particularmente útil durante acordos de fusões e aquisições. Uma data room garante um elevado nível de segurança e ao mesmo tempo torna possível aos vendedores e compradores tomar decisões mais rápido. Isso acontece porque eles ficam tendo a possibilidade de analisar dados de qualquer lugar do mundo sem ter de viajar para a sede da companhia e ter oportunidades limitadas de conferir os documentos. Os usuários de data rooms virtuais tendem a se ajustar e operá-las de forma mais eficiente no longo prazo.