Data rooms para M&A. Tudo sobre data rooms virtuais para fusões e aquisições

Atualmente as data rooms on-line são uma parte essencial das equipes avançadas que procuram acelerar seus fluxos de trabalho. As data rooms virtuais oferecem tudo o que você precisa para uma colaboração produtiva e um excelente desempenho. Nomeadamente, os usuários podem compartilhar documentos com segurança, manter-se em contato com compradores e banqueiros de investimento interessados e manter-se atualizados com fatos relevantes 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Quanto aos clientes de data rooms virtuais, a maioria deles são instituições financeiras, agências governamentais, educação, saúde, bens imóveis e outros setores. Estas empresas estabeleceram uma solução para o fluxo suave de M&A, due diligence, oferta pública inicial, transações financeiras, captação de recursos, etc.

O que é M&A (fusões e aquisições)?

As fusões e aquisições ocorrem quando duas ou mais empresas se unem para formar uma entidade empresarial. Notavelmente, este negócio tem se tornado cada vez mais comum à medida que abre novas oportunidades para as empresas. Além disso, é um movimento estratégico para cortar custos, construir uma base de clientes, aumentar a participação de mercado, etc.

Portanto, a M&A é um dos maiores e mais significativos eventos em todo o ciclo de vida de qualquer organização. Este procedimento pode levar de alguns meses a vários anos e consiste no processo exploratório, de due diligence e fases de integração pós-fusão.

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Fase exploratória

No início do processo de M&A, um vendedor define o que ele espera da integração com a outra empresa e estabelece critérios para potenciais compradores. Mais tarde, eles entram em contato com empresas que atendem aos critérios, realizam uma análise de avaliação mútua e oferecem um candidato adequado.

Processo de due diligence

Uma vez que o comprador potencial aceita a oferta, eles conduzem uma análise completa dos ativos, passivos, demonstrações financeiras, base de clientes, recursos humanos e muito mais do vendedor. O objetivo é garantir que a transação de fusões e aquisições trará o valor esperado. As data rooms virtuais para a devida diligência também provaram ser extremamente seguras e confiáveis.

Integração pós-fusão

Após um processo de due diligence bem sucedido, o processo de integração combina duas empresas em uma. Os participantes de M&A integram suas bases de conhecimento, combinam tecnologia e sistemas, decidem sobre a política interna comum e a cultura corporativa, organizam novas estruturas de departamento, e muito mais.

Como as data rooms virtuais melhoram o fluxo de trabalho das fusões e aquisições

Como a razão original para desenvolver a sala de dados virtual foi M&A, todo seu conjunto de recursos visa melhorar e facilitar a transação. Como resultado, os clientes recebem mecanismos de proteção de dados ultra-seguros, economizando tempo e dinheiro, e uma plataforma avançada de cooperação. Portanto, todas estas coisas têm um efeito incrivelmente positivo sobre o procedimento.

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Proteção aprimorada

O nível de segurança oferecido pela maioria das data rooms virtuais para fusões e aquisições é muito semelhante ao modo como as instituições financeiras protegem seus ativos.

Em conformidade com os padrões de segurança reconhecidos internacionalmente, as data rooms criptografam todos os seus dados e implementam as mais recentes práticas de segurança cibernética, desde múltiplas firewalls até autenticação de dois fatores. Além disso, com a ajuda de permissões de acesso personalizáveis, você terá controle total sobre quais terceiros vêem quais documentos.

Redução de tempo e custo

Quando sua data room virtual para fusões e aquisições está disponível em regime de pay-as-you-go, você não precisa gastar uma fortuna para manter um centro de dados físico – sem mencionar que seus compradores economizam em despesas de viagem.

Além disso, devido a vários recursos avançados, um VDR automatiza muitos processos, tornando muito mais fácil e rápido o gerenciamento de documentos e o tratamento de problemas. Além disso, você pode gerenciar várias transações comerciais em seu espaço de trabalho virtual.

Melhoria da comunicação

Com todos os documentos necessários em mãos, os compradores não têm que viajar para sua sala de dados físicos sempre que precisarem de mais informações – eles podem chegar até você com uma pergunta ou solicitação a qualquer momento. Isto lhe permitirá colaborar com empresas de todo o mundo simultaneamente. Além disso, você pode agilizar o fluxo de comunicação usando os recursos de perguntas e respostas e discussão ao vivo.

Como preparar a data room virtual para M&A: 3 etapas fáceis

A compra de uma data room virtual é apenas o primeiro passo para um melhor negócio. Igualmente importante é a preparação de espaços de trabalho on-line para o trabalho confortável de ambas as partes. Aqui está o que você precisa fazer para garantir que uma solução de nuvem econômica traga ainda mais benefícios e melhorias.

1. Carregamento de arquivos

Com um fornecedor dedata room virtual superior, o processo de preparação da sala de dados é fácil e rápido. Você simplesmente arrasta e solta os arquivos e pastas necessários para a janela de upload. Basta ter certeza de que seus documentos estejam precisos e atualizados.

Quanto aos documentos que devem estar em uma data room, a Forbes recomenda os arquivos mencionados abaixo. Note que a lista é consultiva, portanto, discuta cada item com um advogado.

  • Documentação corporativa básica
  • Capital fixo e outros títulos
  • Demonstrações fiscais e financeiras
  • Bens e bens
  • Propriedade intelectual
  • Acordos significativos
  • Vendas, marketing e dados de clientes
  • Principais fabricantes e fornecedores
  • Suporte ao cliente
  • Questões regulamentares
  • Litígios ou litígios
  • Dados sobre seguros
  • Empregados/HR
  • Procedimentos com partes relacionadas

2. Estruturação do sistema de arquivo

Para permitir que seus potenciais compradores ou outras partes interessadas encontrem rapidamente todos os documentos necessários, estruture seu sistema de arquivos de data rooms. Além disso, crie uma pasta separada com todos os documentos não confidenciais exigidos por todos no início da M&A e uma pasta com arquivos altamente confidenciais solicitados pela gerência superior antes de fechar o negócio.

3. Convidando os participantes para a data room

Assim que seu sistema de arquivo de data room estiver pronto, dê as boas-vindas às partes interessadas. Não importa quantos usuários você convidar, uma sala de dados permite atribuir permissões avançadas para controlar quem pode visualizar, baixar e imprimir quais arquivos. Desta forma, você será capaz de agilizar o processo e evitar possíveis brechas de segurança.

Critérios para a escolha de uma data room para M&A

Preste atenção em algumas dicas para escolher um repositório online seguro, pois nem todas as soluções de data rooms são as mesmas. Como cada usuário em potencial está interessado no melhor produto para atender suas necessidades, há algumas coisas simples a serem consideradas ao escolher.

Características de segurança

Embora as data rooms sejam conhecidas por sua maior segurança, o nível de proteção varia de fornecedor para fornecedor. Portanto, certifique-se de que seu VDR oferece o escopo completo dos recursos de proteção de dados, como por exemplo:

  • Autenticação de dois fatores
  • Múltiplos níveis de acesso aos documentos confidenciais, incluindo o modo de visualização restrita quando um usuário da data room pode ver apenas uma parte de um documento
  • Marcas d’água dinâmicas que aparecem em documentos sensíveis sempre que alguém os vê, imprime ou baixa

Conformidade de segurança

Ao escolher seu provedor de data room virtual, certifique-se:

  • Eles são compatíveis com ISO27001 e SOC2
  • Eles usam segurança física, autenticação de dois fatores e vigilância avançada para proteger seus centros de dados
  • Eles avaliam regularmente a confiabilidade de sua data room com a ajuda de especialistas independentes e cumprem as mais recentes práticas internacionais de desenvolvimento de software

Relatórios de atividades da data room

Sua data room virtual deve permitir rastrear a atividade do usuário, definir os grupos mais ativos e identificar as seções de documentos mais freqüentemente visitadas.

Uma função de relatório e análise integrada como esta ajudará você a tomar decisões de missão crítica antes que seja tarde demais. Por exemplo, se os representantes do lado da compra gastam muito tempo com certos documentos, eles provavelmente têm preocupações, que você pode abordar proativamente.

Facilidade de uso

Uma transação típica de fusões e aquisições implica compartilhar e revisar milhares de documentos confidenciais. Uma data room virtual fácil de usar com diversas funções de estruturação de dados pode agilizar este processo de forma significativa. Procure um VDR que ofereça as seguintes características:

  • Suporte de vários formatos de arquivo
  • Acesso multilíngüe
  • Acesso móvel amigável
  • Funcionalidade Scroll-through que lhe permite prosseguir facilmente para o seguinte documento
  • Suporte de muitas plataformas, incluindo iOS e Android
  • Convites a granel

Perguntas e respostas integradas

Usar o e-mail para responder a várias perguntas do lado da compra implica em problemas como riscos de vazamento de dados e possível confusão sobre quem viu o quê. Em vez disso, considere a data room com o recurso de perguntas e respostas.

Ele permitirá que você controle o processo de Q&A na data room classificando as perguntas com base em grupos, pastas e áreas de especialização. Você também pode gerar relatórios para ver que tipo de questões os usuários enfrentam com mais freqüência. Com base nestas informações, você pode criar listas de perguntas frequentes pesquisáveis para evitar responder as mesmas perguntas.

Customização

Um espaço de trabalho virtual estilizado com as cores e o logotipo da marca de sua empresa certamente o diferenciará da concorrência. Considerando isso, procure uma data room com um recurso superior de personalização.

Além de lhe dar uma vantagem competitiva, ele também reduzirá o trabalho manual, permitindo que você personalize seus documentos com marcas d’água, rodapés e cabeçalhos automaticamente.

M&A é uma transação complexa, e para realizá-la, você precisa da melhor data room virtual com a maioria das características listadas acima. Para simplificar o processo de escolha, consulte nossa lista dos principais fornecedores de salas de dados virtuais.

M&A antes e depois das data rooms virtuais

Como ninguém jamais garantiu um nível tão alto de segurança e conveniência, o desenvolvimento de salas de dados virtuais se tornou um avanço inovador para as empresas em todo o mundo. Como o curso das fusões e aquisições melhorou significativamente com as data rooms on-line, podemos dividir o histórico das transações em antes e depois. Portanto, aqui está o que as partes de M&A usavam antes e porque esta solução online se tornou necessária com o tempo.

Histórico de M&A e salas de dados

As fusões e aquisições e o surgimento de salas de dados físicas estão relacionados, já que este armazém on-line nasceu fora do negócio. Isso aconteceu no século XIX durante o “Grande Movimento de Fusão”, quando havia uma necessidade urgente de armazenamento confiável de dados confidenciais.

Portanto, uma sala de dados física é uma sala específica preenchida com armários contendo informações confidenciais em papel.

Uma vez que uma das características da M&A é o enorme número de documentos, as partes estipularam regras rigorosas para acesso e utilização de registros corporativos. Por exemplo, poderiam ser permissões ou restrições sobre fotocópias e fotografias, um procedimento específico para acessar uma sala por marcação, etc.

Sem dúvida, outrora, as salas de dados físicos eram um enorme suporte para o negócio e, além disso, tornaram-se um indicador de desenvolvimento para o procedimento. No entanto, esta abordagem apresentava vantagens e desvantagens. Por exemplo, os clientes estavam inseguros quanto à proteção ou integridade confiável dos dados, pois concorrentes, intrusos e até mesmo desastres naturais poderiam ameaçá-la.

Como funcionava uma M&A em uma sala de dados tradicional?

Para uma melhor compreensão, vamos mergulhar mais profundamente na história das salas de dados físicas e salas de dados virtuais para sentir a diferença no armazenamento e acesso à informação.

Armazenamento de dados

O armazenamento relativamente seguro de informações sensíveis requer um local físico, muitas vezes nas instalações da organização. Entretanto, em outros casos, os escritórios de advocacia responsáveis pelos aspectos legais de fusões e aquisições podem fornecê-lo. De qualquer forma, existem algumas regras básicas relativas ao armazenamento de informações em salas de dados físicos:

  • Alguém deve classificar e indexar o conteúdo para a conveniência dos participantes na transação.
  • Se a empresa não tiver backups eletrônicos, os diretores precisam de espaço para cópias adicionais fora da sala de dados físicas. Assim, os documentos não serão perdidos no caso de um acidente.
  • Todas as partes interessadas devem acessar o índice de documentos antes de visitar a sala de dados.
  • Ninguém pode remover os dados do repositório sempre que quiser.
  • Em geral, o uso de laptops ou outros dispositivos é permitido. Entretanto, aqueles com opções de cópia são proibidos – scanners, smartphones, copiadoras, etc.
  • Como as informações devem permanecer intactas e confidenciais, as partes não podem, por exemplo, apagá-las, danificá-las ou modificá-las. Conseqüentemente, este aspecto crítico do trabalho em salas de dados tradicionais requer controle de gerenciamento ou vigilância por vídeo para garantir a segurança.
  • As partes devem marcar os documentos recém-adicionados e notificar os outros sobre a adição.
  • Para obter uma cópia, o participante primeiro faz um pedido e preenche um formulário. A propósito, a solicitação só pode ser atendida se os documentos forem passíveis de cópia.

Acesso aos dados

Uma sala de dados física é evidentemente mais complicada do que uma data room virtual em termos de acesso a documentos. Por exemplo, você precisa definir horários específicos para que os membros visitem um repositório físico. Além disso, nem sempre vários participantes do processo podem estar lá simultaneamente. Aqui estão mais algumas regras:

  • Devido a medidas de segurança e exigências regulatórias, o acesso ao armazenamento, ao contrário das data rooms virtuais, não é feito 24 horas por dia. Ou seja, as partes podem trabalhar com documentos em um determinado momento.
  • Normalmente, os visitantes devem nomear uma pessoa de contato e assinar um registro na chegada. Além disso, eles são freqüentemente monitorados como uma medida para evitar ações proibidas.
  • O proprietário do repositório pode negar o acesso aos dados independentemente do horário e por qualquer motivo. No caso de uma proibição de permanência de uma determinada pessoa no repositório, ela é obrigada a deixá-lo imediatamente.
  • Às vezes os visitantes entregam seus telefones celulares antes de entrar na sala de dados tradicional e os recebem de volta quando saem.

Todas as partes envolvidas na due diligence e M&A tinham que seguir estas regras para não colocar a transação em risco. Aparentemente, as exigências tornaram as operações ainda mais tediosas e demoradas. Entretanto, felizmente, as versões digitalizadas substituíram as salas de dados tradicionais.

Como as salas de dados se beneficiaram do progresso tecnológico?

Além da inconveniência das salas de dados tradicionais, elas também provaram ser inseguras. Consequentemente, os participantes de M&A tiveram que procurar uma solução mais robusta para atender à necessidade urgente de proteção de dados.

O primeiro passo para a digitalização do armazenamento físico de documentos foi o CD-ROM lançado pela Sony em 1984. Em comparação com disquetes, o CD-ROM armazenava grandes volumes de dados, impactando positivamente a transação porque tornava o armazenamento de documentos mais fácil.

Entretanto, os desenvolvedores foram forçados a procurar melhores soluções porque o CD-ROM corria o risco de ser danificado ou perdido. Assim, em 1996, a Cloud Computing da empresa de tecnologia Compaq Computers apareceu no mercado, tornando possível o armazenamento de informações on-line.

Finalmente, por volta dos anos 2000, as data rooms virtuais entraram no mercado como uma alternativa mais confiável aos repositórios físicos. Explicitamente projetada para o processo de due diligence e M&A, esta inovação liberou os participantes de tarefas repetitivas e preocupações de segurança. Em outras palavras, uma data room racionalizou todo o ciclo de vida.

Pensamentos finais sobre data rooms para M&A

Uma data room virtual se tornou uma moderna e poderosa alternativa às salas de dados físicas. Assim, a plataforma on-line afeta positivamente todas as etapas da transação, proporcionando um ambiente super seguro e oportunidades de colaboração para todas as partes interessadas.

Entretanto, para escolher exatamente o que sua equipe precisa, primeiro é preciso estudar o serviço de um determinado fornecedor. Como resultado, você entenderá o que pode obter do produto e que benefícios ele trará. O próximo passo é preparar a data room virtual para M&A, que inclui lidar com documentos sensíveis e convidar vários usuários.

De qualquer forma, primeiro olhe para os principais fornecedores de data rooms que oferecem as melhores ferramentas para todo o ciclo de vida das M&A.

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