O que é uma data room virtual?

Introdução

Se a sua empresa transfere ou armazena qualquer tipo de informação comercial confidencial online, existe uma ferramenta que precisa de conhecer: a virtual data room.

Data rooms virtuais — também conhecidas como data rooms online, virtual data rooms ou simplesmente VDRs — são plataformas de software nas quais pode armazenar e partilhar documentos confidenciais com total segurança.

Nesta página, irá aprender mais sobre:

• como funcionam as Data rooms virtuais
• porque é que a sua empresa deve tentar usar uma data room virtual
• as diferenças entre data rooms físicas e virtuais
• como as Data rooms virtuais são diferentes das soluções de armazenamento em nuvem
• quais indústrias mais usam data rooms virtuais
• quais processos corporativos são facilitados usando data rooms virtuais
• vantagens específicas do uso de Data rooms virtuais

O que é uma data room virtual?

Então, sabemos que uma VDR é um espaço online seguro para partilhar informações confidenciais. Agora vamos expandir esta definição curta e entrar nos principais como, onde e quando das data rooms online.

Como funciona uma data room virtual?

Algumas plataformas de data room estão na nuvem (cloud), o que significa que estão nos servidores dos fornecedores das data rooms. Essas data rooms não exigem que instale nenhum software nos seus dispositivos. Para trabalhar dentro da sua data room virtual, abra o seu navegador, escreva o endereço do site da VDR e faça login.

Outras data rooms virtuais são softwares que precisa de transferir e instalar em computadores desktop ou dispositivos móveis e, às vezes, em ambos. Quando precisar de trabalhar na sua data room online, abra a aplicação e faça login.

Depois de fazer login na sua data room virtual, normalmente verá um painel exibindo os projetos em que está a trabalhar e terá notificações de atividades de outros utilizadores. Se for um administrador de data room, poderá realizar centenas de ações diferentes, como:

• carregar novos ficheiros
• redigir informações de um documento
• revogar o acesso de um utilizador
• partilhar documentos com novos utilizadores
• consultar relatórios analíticos da atividade dos utilizadores
• colocar marcas d’água em documentos

Se for um utilizador de data room virtual, mas não um administrador, poderá visualizar pastas e ficheiros e editar, comentar, imprimir e transferir documentos, de acordo com as suas permissões.

Isto é o básico de como as data rooms virtuais funcionam. Mas onde funcionam? Onde exatamente são armazenados os seus dados quando os carrega para uma data room virtual?

Onde é que uma data room virtual armazena os meus dados?

O que acontece, é que quando carrega ficheiros confidenciais numa data room virtual, essas informações são enviadas para os servidores do seu fornecedor de data room e armazenadas lá. Se partilhar esses ficheiros com um colega de trabalho e ele fizer o download no dispositivo dele, as suas informações também serão armazenadas no dispositivo dele – mas com um bónus: ainda tem controlo total sobre os ficheiros.

Leu bem: para garantir a segurança dos dados, a maioria das data rooms virtuais oferece aos administradores a possibilidade de decidir por quanto tempo um utilizador individual pode armazenar cada ficheiro específico no seu dispositivo. Com recursos como fragmentação remota e data de validade automática, os administradores podem ter a certeza de que nenhum utilizador armazenará permanentemente documentos confidenciais nos seus computadores.

Quantos dados posso armazenar numa data room virtual?

As data rooms virtuais são projetadas para possibilitar que os administradores armazenem e partilhem grandes volumes de dados. Em princípio, pode armazenar a quantidade de dados necessária na sua data room virtual. Na prática, isso depende do fornecedor de data room virtual escolhido e do plano que está a usar.

A maioria dos fornecedores oferece planos com limite de armazenamento, bem como planos mais caros com armazenamento de dados ilimitado, para que possa escolher o que melhor atende às suas necessidades.

Deve a minha empresa tentar trabalhar com data rooms?

Se a sua empresa partilha ou armazena qualquer tipo de informação sensível, definitivamente deve tentar usar os serviços de um fornecedor de data room. É praticamente impossível ter vazamento de dados a partir de uma data room virtual.

Mas, além de oferecer segurança total, uma data room virtual também reduzirá o tempo e o dinheiro que a sua equipa gasta na gestão de ficheiros – atualização de documentos, impressão de novas versões, encadernação, envio de correspondência, organização de ficheiros etc.

Uma data room virtual ajuda as empresas a gerir documentos confidenciais para projetos temporários – como Fusões e Aquisições (M&A) ou processos de devida diligência – mas também para trabalhos de rotina. Facilita a colaboração não apenas quando há dezenas de partes interessadas, centenas de documentos e informações altamente confidenciais envolvidas, mas também quando precisa discutir a pasta do evento com seis pessoas e não deseja que a versão em construção seja vazada antes do tempo.

Também pode usar uma data room online para partilhar ficheiros diários com os seus parceiros externos e colegas de trabalho internos quando precisar de ter certeza de que todos têm as versões mais recentes — e quando quiser saber quem realmente leu o documento e quem não leu.

As data rooms também ajudarão a sua empresa a estar pronta para qualquer evento — já que todos os ficheiros estão organizados e prontos para o trabalho, não gastará mais do que alguns minutos para verificar se está tudo pronto e se deve atualizar algum documento antes de um evento da empresa ou uma reunião estratégica. E pode começar a cooperar com terceiros imediatamente.

Qual é a diferença entre data rooms físicas e virtuais?

O que é uma data room física?

Uma data room física é uma sala segura onde os documentos confidenciais são mantidos e trocados, e à qual apenas pessoas autorizadas têm acesso.

As data rooms físicas são usadas em situações em que várias partes precisam de aceder a ficheiros confidenciais, pois possibilitam que uma organização partilhe informações confidenciais com partes externas de maneira controlada. Essas data rooms geralmente estão localizadas nas instalações de uma empresa ou nas instalações dos seus advogados.

Problemas comuns de data rooms físicas

Não são acessíveis

Para consultar ou rever documentos durante uma transação – como a devida diligência para uma aquisição corporativa ou para investimento imobiliário – os interessados ​​devem deslocar-se até a um certo local. Isso não é um problema se apenas precisarem de conduzir um pouco pela cidade em hora de ponta, mas é muito inconveniente quando estão a milhares de quilómetros de distância, ou mesmo noutro país.

Requerem trabalho e tempo extra

Outra dificuldade apresentada pela partilha de documentos em data rooms não digitais é o facto de que levam mais tempo e trabalho para se configurarem. O espaço tem que ser preparado e seguro, e há uma grande quantidade de documentos para transportar e organizar.

Ocupam espaço

Além de levarem tempo a organizar, o armazenamento físico de documentos numa data room também ocupa muito espaço.

São caras

Não precisamos de dizer que todo esse trabalho, tempo e espaço gasto num data room de tijolo e cimento tem um preço – e que a empresa que monta o data room é quem paga.

As vantagens das data rooms virtuais sobre as físicas

Vendo os problemas das data rooms tradicionais listados acima, provavelmente já temos uma boa ideia de quais são as vantagens de usar as data rooms virtuais modernas:

• maior eficiência de custo
• maior comodidade
• poupança de tempo
• mais segurança
• melhor comunicação

Vamos dar uma vista de olhos a cada ponto.

Eficiência de custos

Mesmo que pague algumas centenas de euros por mês a um fornecedor de uma data room online, a sua empresa poupará dinheiro tornando-se digital com as suas informações confidenciais. Basta pensar em todos os custos que não terá:

• alugar uma sala segura (ou usar uma sala nas suas próprias instalações para ser a data room, o que impedirá que ela seja usada para qualquer outra coisa)
• tomar medidas de segurança para restringir o acesso à data room, incluindo compra de equipamentos e formação de pessoal
• imprimir, organizar e transportar documentos físicos da data room
• arranjar espaço de arquivo para armazenar documentos assim que as transações comerciais forem concluídas

Conveniência

Com uma data room online, é muito mais fácil para qualquer utilizador autorizado aceder e trabalhar em ficheiros partilhados. Eles podem fazer isso do seu próprio escritório, casa ou carro. Várias partes — potenciais investidores, potenciais compradores, membros da direção — podem aceder à data room virtual ao mesmo tempo e de qualquer país e trabalhar em conjunto usando ferramentas de colaboração.

Poupança de tempo

Ao usar uma sala de negócios online, poupa tempo. Primeiro, porque a maioria dos fornecedores de data rooms permite que configure a sua data room em apenas alguns minutos. Segundo, porque nenhum das partes interessadas precisa de ir a lugar algum – pode partilhar documentos e trabalhar neles do seu escritório, sem perder um único minuto no trânsito ou em viagens.

Segurança

Outra vantagem de um repositório online sobre um físico é que o seu nível de segurança é muito maior. É verdade que uma data room tradicional é um ambiente controlado — mas se uma página de um ficheiro físico desaparecer, não poderá rastreá-la. Enquanto na sua VDR pode rastrear exatamente quem visualizou, transferiu e imprimiu quais páginas de quais documentos.

As data rooms virtuais também permitem que personalize os seus ficheiros com marca d’água para partilha segura, para que, se algum deles vazar, saberá exatamente quem o vazou.

Além disso, durante o transporte, os ficheiros físicos podem ser facilmente extraviados, roubados ou perdidos. Mas a maioria das data rooms virtuais fornece criptografia de alto nível para ficheiros em repouso (quando armazenados no servidor) e em trânsito (quando estão a ser transmitidos para o dispositivo de um utilizador). O que significa que eles estão perfeitamente seguros contra hackers.

Além de estar protegido contra delinquentes online, os seus dados confidenciais também estão protegidos de outros perigos. Incêndios, inundações, tornados, bombardeios – os servidores dos melhores fornecedores de data room online estão protegidos contra tudo isso.

Melhor comunicação

Quando coloca a partilha de documentos online, fica mais fácil para todos comunicarem entre si. Se estiver a atualizar documentos existentes ou a adicionar novos, não há necessidade de enviar dezenas de e-mails ou temer que eles sejam esquecidos – os utilizadores de VDR serão notificados de quaisquer alterações e poderão aceder facilmente às versões corretas.

E ao usar ferramentas de edição e comentários, o administrador e os utilizadores podem comunicar diretamente nos documentos, o que é muito mais rápido e fácil do que trocar e-mails, telefonemas ou mensagens de texto.

Qual é a diferença entre uma solução de armazenamento em nuvem (cloud) e uma data room virtual?

Provavelmente já usou soluções gratuitas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, a Dropbox e o WeTransfer. E podem realmente ser ótimas ferramentas para colaboração remota. Mas – sentir-se-ia à vontade para armazenar informações comerciais confidenciais nessas plataformas?

A diferença entre as soluções regulares de armazenamento em nuvem e as Data rooms virtuais é que estas últimas fornecem os mais altos níveis de segurança possíveis. Embora nunca seja possível eliminar totalmente o erro humano ou falhas do sistema de um processo, as Data rooms virtuais são projetadas (e constantemente atualizadas) para garantir acesso seguro a utilizadores autorizados e impedir que todos os outros acedam aos dados.

Recursos de segurança, como criptografia de dados em trânsito e em repouso, autorização de dois fatores, permissões granulares de utilizador, data de validade automática e fragmentação remota (para mencionar apenas alguns) tornam as Data rooms virtuais a maneira mais segura de partilhar documentos online.

Quem usa data rooms virtuais?

Empresas de todos os tamanhos e em todos os setores usam os serviços de fornecedores de data rooms virtuais. Mas para as seguintes indústrias, as data rooms virtuais são realmente indispensáveis:

• tecnologia
• investimentos e ações privadas
• lei
• ciências da vida

Vamos ver porquê.

Tecnologia

Proteger a sua propriedade intelectual e os seus segredos técnicos é prioridade para as empresas de tecnologia – afinal, o seu negócio consiste justamente em descobrir novas ideias antes dos outros e mantê-las em segredo por tempo suficiente para patentear e lucrar com elas.

Banca

Ao realizar transações financeiras ou operações bancárias de investimento comuns, a segurança dos dados é crucial. Os bancos precisam garantir que as informações dos seus clientes e o dinheiro sejam mantidos em segurança, enquanto os investidores e as empresas de equidade privada não querem dar de presente os grandes negócios em que estão a investir o seu dinheiro.

Escritórios de advocacia

Os advogados geralmente precisam de acesso a informações confidenciais sobre os seus clientes. Um exemplo é a devida diligência, mas existem inúmeros outros processos legais que exigem a partilha de documentos restritos com advogados. As Data rooms virtuais são uma maneira conveniente de fazer isso, garantindo que mais ninguém tenha acesso a essas informações.

Ciências da Vida

Assim como as empresas de tecnologia, as empresas do setor de ciências da vida trabalham para encontrar novas informações e soluções e mantê-las em segredo.

Os 7 casos mais populares onde se usa um data room

Então, vimos quais setores realmente não podem ficar sem data rooms virtuais. Agora vamos dar uma vista de olhos nos casos mais comuns que os leva a recorrer aos serviços do seu fornecedor de VDR.

Fusões & Aquisições (M&A)

Durante os processos de M&A, existem centenas de documentos a serem examinados, redigidos, editados e acordados. Desde o início da devida diligência até o momento em que o último documento é assinado, as empresas que passam por uma fusão ou aquisição usam Data rooms virtuais para partilhar e trabalhar em documentos confidenciais e garantir que eles permaneçam confidenciais.

Auditorias

Quando uma empresa está a sofrer uma auditoria, ela concede ao auditor acesso a documentos confidenciais, como relatórios financeiros, extratos bancários e declarações fiscais. Se os auditores não estiverem a trabalhar diretamente nas instalações da empresa, a maneira mais segura e fácil de partilhar esses dados com eles é ao usar uma VDR.

Oferta Pública Inicial (IPO)

Os processos de oferta pública inicial envolvem fornecer aos potenciais investidores muitas informações sobre a empresa, para que eles possam fazer a sua devida diligência antes de decidirem investir. Algumas dessas informações geralmente são mantidas em segredo dos concorrentes, e o uso de uma VDR possibilita que investidores em potencial acedam aos dados e os analisem, evitando vazamentos.

Angariação de fundos

Convencer as pessoas a investir ou doar a uma empresa requer a apresentação de documentos – que não deseja necessariamente que sejam partilhados com outras partes. Com uma VDR, pode garantir que apenas as pessoas certas acedem aos seus dados. Também evita perder tempo com vários e-mails – tudo o que precisa de fazer é criar uma data room, carregar os documentos e conceder acesso a possíveis investidores.

Parcerias estratégicas

Trabalhar em conjunto com pessoas de outra organização pode ser stressante e demorado — não porque os seus parceiros sejam desagradáveis, mas porque há muito trabalho administrativo em torno da recolha e partilha de dados. As Data rooms virtuais tornam as parcerias estratégicas mais fáceis de navegar, fornecendo a um espaço seguro para colaboração com parceiros externos.

Gestão de propriedade intelectual (IP)

Gerir a propriedade intelectual dos seus clientes tem tudo a ver com mantê-la estritamente privada. Mas precisa partilhá-la com advogados e funcionários do governo – e usar uma VDR permite que faça isso facilmente, mantendo tudo perfeitamente seguro.

Partilha segura de documentos

Quer se trate de propriedade intelectual, transações financeiras ou informações de devida diligência, quer esteja a partilhar com advogados, parceiros externos, potenciais compradores, funcionários do governo, investidores ou qualquer outra pessoa – as Data rooms virtuais serão de grande utilidade para qualquer situação em que haja a necessidade de trocar documentos com segurança.

Quais são os benefícios das data rooms virtuais?

As empresas que usam data rooms virtuais beneficiam de:

• partilha e armazenamento seguro de documentos
• colaboração mais fácil entre as pessoas
• menos tempo gasto em atividades administrativas
• maior controlo sobre as atividades dos utilizadores
• maior conveniência de uso

Vamos dar uma vista de olhos mais detalhada em cada benefício.

Maior segurança e proteção de dados

Permissões de utilizador granulares, criptografia, autorização de dois fatores e outros recursos de segurança garantem que os seus dados permanecem protegidos.

Colaboração mais fácil

Acesso instantâneo a partir de qualquer lugar, notificações, edições e comentários permitem que os utilizadores trabalhem facilmente juntos numa data room.

Maior velocidade de negociação

Como é fácil configurar uma data room virtual, fazer upload de documentos e convidar utilizadores, e como os utilizadores podem aceder e trabalhar facilmente nele, as data rooms virtuais permitem que as empresas fechem negócios mais rapidamente.

Maior controlo de utilizadores e documentos

Recursos de VDR, como redação de dados, análise e relatórios de utilizadores e permissões granulares e revogáveis, garantem que os administradores mantenham controlo total sobre quem pode aceder a quais informações.

Maior comodidade

As partes interessadas podem aceder às informações com apenas alguns cliques; as comunicações da direção sobre documentos importantes são mais fáceis; e ninguém precisa enviar centenas de ficheiros por e-mail para dezenas de pessoas. As Data rooms virtuais são uma maneira muito mais conveniente de partilhar documentos do que qualquer alternativa física ou virtual.

Resumindo

Se leu esta página inteira, agora sabe em detalhes a resposta para a pergunta inicial: o que é uma data room virtual?

Se passou logo para o fim, à procura de um resumo – aqui está:

Em poucas palavras, aqui está o que precisa saber. Data rooms virtuais:

• são plataformas online seguras para partilha e armazenamento de documentos
• podem exigir a instalação de software ou não
• funcionam em diferentes tipos de dispositivos e sistemas operacionais
• armazenam dados de clientes nos servidores
• permitem o armazenamento de dados ilimitado
• oferecem vários benefícios em comparação a data rooms físicas e soluções de armazenamento em nuvem (cloud)
• são usadas ​​por todos os tipos de empresas
• são particularmente importantes para fusões e aquisições, auditorias, ofertas públicas inicias, captação de recursos e gestão de propriedade intelectual
• fazem poupar o tempo, dinheiro e esforço das empresas

Agora, se quiser escolher uma data room para a sua empresa usar, vá aqui e obtenha ajuda para encontrar o melhor fornecedor de data rooms virtuais para si.

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