Sobre Ideals Virtual Data Room

A Ideals é um provedor de data room virtual voltado para o cliente que garante um atendimento impecável ao cliente, facilidade de uso e segurança de nível bancário. Com a ajuda de recursos como redação incorporada, controle de acesso granular e fluxos de trabalho avançados de Q&A, a Ideals ajuda as empresas a crescerem, se destacarem e serem eficazes e lucrativas. A Ideals é extremamente fácil de configurar e personalizar, e seu suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, está sempre disponível para tornar a experiência do usuário impecável por meio de bate-papo no aplicativo, telefone e e-mail.

Um data room virtual da Ideals tem como objetivo tornar os negócios dos usuários mais eficientes e lucrativos. Essa atitude orientada para os negócios e para o cliente fica clara na declaração de missão da empresa – “criar mais prosperidade no mundo acelerando as decisões de negócios de alto risco“.

A empresa tem a sua sede na Suíça. No entanto, a Ideals também tem filiais em Nova Iorque, Londres, Hong Kong, Kyiv, São Paulo e Melbourne.

Os usuários da Ideals indicam que gostam especialmente dos serviços ao cliente que a empresa oferece, da facilidade de uso de um data room virtual, da variedade de recursos oferecidos e da relação custo-benefício.

A equipe de suporte ao cliente da Ideals apresenta um serviço impecável – a tempo de resposta por telefone de 25 segundos, tempo de resposta por chat de 30 segundos e tempo de resposta por e-mail de 30 minutos. Além disso, eles oferecem treinamentos ao vivo com especialistas, uma equipe dedicada de gerenciamento de projetos e suporte por chat no aplicativo 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além disso, a equipe de suporte fala 13 idiomas, portanto, usuários de todo o mundo podem ter certeza de que serão ouvidos, compreendidos e ajudados.

Além do software de sala de dados virtual, a Ideals também tem outro produto – Ideals Board. Essa é uma solução de software de gerenciamento de diretoria que visa melhorar as comunicações da diretoria e aumentar a eficácia das reuniões da diretoria.

Todos os novos clientes da Ideals são recebidos com um período de avaliação gratuita de 30 dias para testar todos os recursos do data room virtual. Para obter detalhes sobre preços e uma cotação personalizada, os usuários podem entrar em contato com um representante de vendas.

Planos de preços

A Ideals tem um modelo de preços baseado em assinatura com três planos confortáveis: Pro, Business e Enterprise. Os clientes em potencial podem entrar em contato com um representante de vendas para obter detalhes sobre preços e uma cotação personalizada.

A gama de recursos e serviços difere em cada assinatura, pois cada plano foi projetado para atender às diferentes necessidades do projeto ou negócio. Isso é o que vem com os planos de assinatura:

Independentemente do plano de assinatura escolhido, todos os clientes recebem:

• Autenticação de dois fatores
• Relatórios e trilhas de auditoria detalhados
• Trituração remota 
• Marca diferenciada
• Data centers com certificação SOC 1/2/3 e ISO 27001:2013

Além disso, todos os clientes em potencial da Ideals são recebidos com uma avaliação gratuita de 30 dias.

No entanto, como esperado, o número de recursos varia de acordo com cada plano de assinatura. A tabela abaixo demonstra quais recursos estão incluídos nas assinaturas Pro, Business e Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Atendimento ao cliente	Standard	Premium	Premium
Nível de suporte	Padrão 24/7: e-mail, chat, telefone	Premium 24/7: e-mail, chat, telefone	Equipe dedicada
Período de preparação/julgamento	30 dias	30 dias	Ilimitado
Treinamento ao vivo com um especialista	1 hora por projeto	Ilimitado com especialistas compartilhados	Ilimitado com especialista dedicado
Configuração do data room	❌	❌	✅
Equipe de projeto dedicada	❌	❌	✅
Segurança	Standard	Standard	Avançada
Redação incorporada	✅	✅	✅
Expiração de acesso por tempo	✅	✅	✅
Expiração de acesso por endereço IP	❌	✅	✅
Faça login no data room a partir do seu próprio site	❌	✅	✅
Vista da cerca	✅	✅	✅
Gerenciamento de documentos	Standard	Avançada	Avançada
Numeração automática do índice	✅	✅	✅
Pesquisa de texto completo	✅	✅	✅
Reconhecimento óptico de caracteres	✅	✅	✅
Etiquetas de documentos	❌	✅	✅
Colaboração e relatórios	Standard	Avançada	Avançada
Rastreamento da atividade do usuário	✅	✅	✅
Trilha de auditoria detalhada	✅	✅	✅
Notas e comentários	✅	✅	✅
Q&A	Standard workflows	Standard workflows	Advanced workflows
Customização e integrações	Standard	Avançada	Avançada
Marca personalizada	Standard	Avançada	Completo
Termos de acesso e NDA personalizados	✅	✅	✅
Integração de logon único	❌	❌	✅
Chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente	❌	❌	✅

Suporte ao cliente

A qualidade do atendimento ao cliente é o que a Ideals considera uma prioridade máxima, e o feedback positivo dos usuários em plataformas confiáveis, como G2 e Capterra comprovam isso. Por exemplo, o atendimento ao cliente da Ideals oferece:

• Suporte por chat ao vivo no aplicativo. Os usuários podem obter assistência no aplicativo por meio de chat ao vivo.
• Suporte multilíngue. A equipe de suporte ao cliente da Ideals fala 13 idiomas.
• Disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano Todas as consultas dos usuários são atendidas rapidamente a qualquer hora do dia.
• Tempo de resposta de 30 minutos por e-mail.  A equipe de suporte da Ideals normalmente aborda e responde a problemas em 30 minutos por e-mail.
• Tempo de resposta do bate-papo de 30 segundos. A resposta usando o recurso de bate-papo é muito rápida – os usuários recebem respostas de um membro da equipe de suporte em 30 segundos.
• Tempo de suporte telefônico de 25 segundos. Ao entrar em contato com o suporte ao cliente por telefone, os usuários recebem uma resposta em 25 segundos;
• Treinamento ao vivo com um especialista. A Ideals garante que todos os usuários saibam como usar seu data room virtual, fornecendo treinamentos ao vivo com especialistas.
• Central de ajuda com guias e uma seção detalhada de perguntas frequentes. As perguntas mais frequentes e situações comuns são explicadas em detalhes. 
• Gerente de projeto ou equipe dedicada. A Ideals oferece gerentes de projeto ou equipes dedicadas para simplificar o gerenciamento de projetos para os clientes.
• Período de preparação/avaliação. A Ideals oferece uma avaliação gratuita de 30 dias para testar seu data room virtual ou se preparar para seu uso ativo.

Recursos de segurança 

Essencialmente, todos os recursos de segurança fornecidos pelo data room virtual da Ideals podem ser divididos em três categorias principais: segurança de documentos, segurança de acesso e conformidade e certificações de segurança. Abaixo, listamos os principais recursos de cada categoria.

Segurança do documento

• Redação incorporada. Esse recurso permite ocultar determinadas áreas do texto/documento ou imagens que contenham informações altamente confidenciais ou de identificação pessoal.
• Trituração remota e IRM sem plug-in. Esse recurso permite ativar a criptografia de arquivos quando eles são abertos ou baixados.
• Fence view. O Fence view cria uma cerca digital que impede o usuário de ver um arquivo inteiro e, portanto, de copiar um arquivo ou fazer capturas de tela.
• Marcas d’água dinâmicas. Sempre que um documento é visualizado, impresso ou baixado, as marcas de identificação pessoal se sobrepõem automaticamente ao arquivo para proporcionar uma camada adicional de segurança.
• Secure Spreadsheet Viewer. Exclusivo da Ideals, esse recurso permite visualizar e analisar arquivos do Excel com segurança. O Spreadsheet Viewer faz download, descriptografa, aplica marcas d’água e exibe documentos em qualquer navegador da Web em um arquivo Excel original e seguro, em vez de convertê-lo em um PDF.
• Permissões granulares de documentos. Com esse recurso, os administradores do data room virtual podem especificar permissões de acesso para cada documento ou pasta individual. A Ideals oferece oito níveis de permissões granulares: Nenhuma, Exibição de cerca, Exibir, Baixar PDF criptografado, Imprimir, Baixar PDF, Baixar original,e Carregar.

Segurança de acesso

• Restrição de acesso por tempo e IPCom esse recurso, os administradores podem restringir o acesso a um data room virtual a partir de endereços IP específicos e por um determinado período de tempo.
• Controle de acesso e expiração. Esse recurso permite definir datas de expiração para acesso a arquivos e especificar a duração da sessão do usuário. Além disso, os administradores podem configurar políticas de segurança relacionadas à força da senha.
• Permissões de usuário granulares. Esse recurso permite que os administradores gerenciem as permissões de acesso dos usuários com base em sua função no projeto. Há dois grupos principais de usuários: administradores e usuários. A configuração das permissões de usuário permite especificar quais usuários podem visualizar, fazer download de PDFs com segurança, imprimir, fazer download de originais e editar arquivos em um data room virtual.
• Autenticação de dois fatores. Esse recurso permite ativar uma etapa extra de segurança para todos os usuários de VDR. Os usuários devem verificar sua identidade inserindo um código de verificação por SMS ou um código do aplicativo autenticador para acessar a sala de dados virtual.
• Simulação de segurança do usuário. Esse recurso permite que os administradores verifiquem novamente se determinados usuários têm os direitos de acesso corretos por meio do modo “Exibir como”. Em outras palavras, ele permite que os administradores visualizem documentos a partir da perspectiva de um determinado usuário.
• Gerenciamento de dispositivos móveis. Esse recurso permite controlar a acessibilidade de documentos confidenciais e gerenciar recursos de segurança em dispositivos móveis de usuários específicos.

Certificações e conformidade de segurança

• GDPR. Essa é uma lei da UE e é considerada uma das normas de privacidade e segurança mais rígidas do mundo. Ela ajuda a proteger os residentes e as organizações da UE contra violações de dados de qualquer lugar do mundo.
• CCPA. Essa é uma lei estadual que aprimora a proteção ao consumidor e os direitos de privacidade dos residentes da Califórnia, Estados Unidos.
• SOC 1/2/3. A disponibilidade da conformidade com o SOC garante que os dados dos usuários sejam gerenciados com segurança e que sua privacidade e seus interesses sejam protegidos. 
• HIPAA. A HIPAA mantém a segurança e a confidencialidade das informações de saúde.
• ISO 27001. Trata-se de uma norma internacional sobre gerenciamento de segurança da informação que aborda três dimensões da segurança da informação: confidencialidade, integridade e disponibilidade.

Recursos de gerenciamento de usuários

A lista de recursos de gerenciamento de usuários que a Ideals oferece inclui o seguinte:

• Convite de usuário único/grande. Com esse recurso, os administradores podem convidar usuários para um espaço de data room virtual individualmente ou em grupos de centenas e até milhares, se necessário, com apenas alguns cliques.
• Permissões de usuário detalhadas. Os administradores de data room virtual podem gerenciar os direitos de acesso dos usuários atribuindo-os a um grupo, Administradores ou Usuários, e configurando determinadas permissões de acesso, como visualização, criação de notas, visualização de relatórios e gerenciamento de perguntas e respostas.
• Permissões do Excel. Esse recurso permite configurar duas permissões especiais de visualização para arquivos do Excel – Ver o Excel com fórmulas e Ver o Excel sem fórmulas.
• Notificações. Com esse recurso, os administradores recebem notificações sempre que os documentos são excluídos ou carregados e para atividades de Q&A. 
• Configuração de grupo Esse recurso permite que os administradores gerenciem facilmente as permissões de acesso dos usuários, dividindo-os em grupos com diferentes níveis de acesso – Administradores e Usuários.

Recursos de gerenciamento de documentos

O Ideals torna rápido e fácil para os usuários gerenciar grandes volumes de dados por meio dos seguintes recursos:

• Arraste e solte e faça upload em massa. Esse recurso permite a população de dados com um clique. Isso significa que os usuários podem fazer upload de vários arquivos para um data room virtual arrastando e soltando-os do computador para a janela de upload.
• Suporte a vários formatos. O Ideals converte mais de 25 formatos de arquivos em versões protegidas para visualização on-line em um data room. No entanto, os usuários do Ideals podem fazer upload de arquivos de qualquer formato. 
• Rótulos de arquivos. Os administradores de data room virtual podem rotular arquivos e pastas, categorizando-os e tornando a pesquisa de documentos muito mais rápida e fácil.
• Numeração automática de índices. Ao carregar grandes volumes de dados em um data room virtual, todos os arquivos são automaticamente indexados e numerados em ordem consecutiva.
• Pesquisa de texto completo. O recurso de pesquisa de texto completo é representado pela tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que permite encontrar rapidamente determinadas informações simplesmente inserindo palavras-chave e aplicando vários filtros de pesquisa.
• Integração com o Windows Explorer. O Ideals garante a sincronização do conteúdo do data room com um desktop, pasta compartilhada, FTP ou armazenamento corporativo.

Recursos adicionais

Além dos recursos mencionados acima, a Ideals também oferece vários recursos adicionais que garantem o uso fácil do VDR, a colaboração em projetos e o controle sobre o ambiente seguro do VDR e a atividade do usuário. Vamos analisar os recursos de relatórios, personalização e Q&A da Ideals.

Relatórios

• Trilhas de auditoria completas. Com o recurso de trilhas de auditoria, todas as ações realizadas em uma sala de dados virtual são registradas. Assim, os administradores podem receber uma versão dos relatórios em PDF, Excel ou para impressão.
• Rastreamento da atividade do usuário. O Ideals permite que os administradores monitorem as ações do usuário, incluindo o histórico de pesquisa. Eles podem até mesmo ver por quanto tempo um determinado arquivo foi visualizado por um determinado usuário.
• Relatórios de visão geral do grupoEsse recurso permite que os administradores acompanhem facilmente a atividade do grupo em um data room. Os administradores recebem várias informações, como o número de usuários convidados, quantos deles fizeram login, o número de documentos acessados e o número de perguntas e respostas publicadas.
• Relatórios codificados por cores. Esse recurso exibe graficamente qual grupo de usuários é o mais ativo e em quais seções de um data room eles estão mais interessados.

Customização

A Ideals permite que os clientes personalizem seu data room virtual, oferecendo uma série de opções de personalização, incluindo as seguintes:

• Marcas d’água
• Cabeçalho e rodapé
• Logotipo
• Etiquetas de documentos
• Termos de acesso
• Configurações de idioma
• Recursos gerais do data room
• Arquivamento de projetos

Q&A

The Q&A section allows VDR users to interact on important issues and solve questions quickly with the following Ideals Q&A functionality features:

• Fluxo de trabalho personalizável e funções de Q&A. O Ideals permite que os usuários personalizem o fluxo de trabalho e as funções de Q&A, dependendo das necessidades do negócio ou do projeto.
• Atribuição de especialistas. Ao postar uma pergunta, um usuário pode categorizá-la no tópico mais apropriado, por exemplo, Jurídico, Tributário, Intelectual, Marketing ou Financeiro. Portanto, um administrador pode atribuir uma pergunta a um especialista relevante, ou a pergunta também pode ser atribuída automaticamente.
• Discussão ao vivo. Os usuários da Ideals podem interagir com segurança uns com os outros em um fórum ao vivo protegido com permissões de acesso específicas para cada pessoa. Todos que têm permissão podem acessar vários tópicos e postar respostas.
• FAQs. Esse recurso permite preparar uma lista das perguntas e respostas mais frequentes para que os usuários possam consultá-las quando tiverem problemas. Isso pode melhorar significativamente a colaboração em um negócio ou projeto e facilitar o fechamento.
• Status da pergunta. O administrador ou um especialista designado pode adicionar um status a cada pergunta postada. Isso ajuda a economizar o tempo do administrador ou do especialista e melhora a colaboração no negócio ou projeto. Os status de pergunta oferecidos pelo Ideals são Resposta enviada, Fechada e Reaberta.
• Relatórios de Q&A. Esse recurso permite obter relatórios detalhados sobre todas as comunicações de Q&A. Isso é especialmente útil para fins legais. Um relatório de Q&A pode ser exportado para uma planilha. 
• Acesso granular a linhas de discussão. Com esse recurso, os administradores podem controlar o acesso a discussões confidenciais fornecendo acesso granular a linhas de discussão e anexos. Assim, os usuários só têm acesso aos fóruns dos quais participam.

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