Provedores de data rooms virtuais

O que é VDR?

Um data room virtual é um espaço de trabalho on-line seguro que permite que as partes autorizadas armazenem e compartilhem arquivos e colaborem em atividades comerciais complexas.

As soluções de data room virtual são aplicativos que priorizam a segurança e permitem recursos de segurança robustos em todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos, desde a autenticação do usuário até o arquivamento do projeto.

Um data room virtual on-line também pode servir como uma plataforma de colaboração e armazenamento em nuvem para operações diárias, gerenciamento de diretoria e todos os projetos que exigem contribuições simultâneas de várias partes. Alguns dos exemplos mais comuns de aplicativos de data room virtual são fusões e aquisições, due diligence corporativa, parcerias estratégicas e levantamento de capital.

Comparação dos 7 principais produtos de software de data room virtual

Abaixo, você pode comparar os 7 principais fornecedores de VDR com base na satisfação do usuário, preço, usabilidade e outros critérios. Essa tabela o ajudará a descobrir os principais destaques das 7 melhores soluções de software de data room e a escolher aquela que se alinha aos seus objetivos de negócios.

Grade de comparação de produtos de VDR

Navegar pelo vasto cenário dos data rooms virtuais (VDRs) pode ser complicado, e é por isso que tomamos a iniciativa de simplificar o processo para você. Com base em análises abrangentes e experiências de usuários em primeira mão em plataformas como G2, Capterra, Software Advice e GetApp, nossa grade de comparação oferece uma visão holística do mercado de VDRs.

Nós nos aprofundamos em métricas que abrangem presença no mercado, satisfação do usuário, recursos de gerenciamento de documentos, facilidade de uso e opções de personalização.

Estamos empenhados em manter nossas informações atualizadas e, por isso, revisamos e atualizamos regularmente nossa grade para garantir que você sempre tenha as informações mais recentes sobre os fornecedores de VDR.

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Selecionando com sabedoria

Está se perguntando como escolher um software de data room? Decidir sobre o melhor data room virtual pode ser um desafio, especialmente se você for um novato no setor e nunca tiver lidado com data rooms virtuais antes.

Existem mais de 100 provedores de data room para fusões e aquisições no mercado, e cada um deles apresenta certas vantagens e desvantagens.

Então, como selecionar o melhor data room virtual para as necessidades da empresa? Compare os serviços de data room virtual e veja se os recursos deles estão de acordo com os requisitos de seu projeto.

Quais critérios devem ser observados durante a comparação de data rooms?

A tabela de comparação de data room que fizemos acima apresenta os 10 principais fornecedores de data room e pode economizar bastante tempo na investigação. Ainda assim, há a opção de fazer uma comparação de data room virtual por conta própria. Com base em nossa experiência, os usuários obtêm os melhores resultados com os serviços de data room se prestarem atenção aos seguintes critérios de seleção de software de VDR.

Casos de uso

De acordo com nossa pesquisa, os data rooms têm muito a oferecer às pequenas, médias e grandes empresas de vários setores. No entanto, com base na ingestão recente, há vários setores que mais dependem do software de data room virtual.

Abaixo estão os principais casos de uso de data room virtual em ordem de popularidade.

Fusões e aquisições e due diligence

As fusões e aquisições são cruciais para o crescimento e o desenvolvimento de qualquer pessoa, desde pequenas empresas até grandes corporações. O maior desafio de qualquer transação de fusões e aquisições é a due diligence completa. Várias partes precisam analisar imensas quantidades de documentos em prazos relativamente curtos.

As soluções de VDR de primeira linha ajudam a criar ambientes de negócios ágeis e equipados para acessar os arquivos necessários em segundos, o que permite tomar decisões importantes mais rapidamente.

Estudo de caso: EW Scripps

Em 2017-2018, a EW Scripps usou o data room virtual da Ideals para vender com sucesso mais de 30 estações de rádio por um total de US$ 85 milhões. A empresa simplificou significativamente a due diligence usando o data room virtual:

• Garantiu o acesso controlado a informações confidenciais devido a oito níveis de permissões e ferramentas inovadoras de segurança de documentos.
• Eliminou os silos de comunicação e centralizou o processo de due diligence graças aos fluxos de trabalho personalizáveis de perguntas e respostas, discussões incorporadas, redação de documentos e ferramentas de mensagens.
• Rastreou todas as ações e garantiu 100% de responsabilidade graças ao sistema de relatórios incorporado e à trilha de auditoria completa.

1. Ideals

4.9

2. Citrix

4.6

3. Datasite

4.5

4. Brainloop

4.2

5. SmartRoom

4.1

6. BlackBerry

4

7. Box

3.9

8. Intralinks

3.7

9. Drooms

3.5

10. Dropbox

3.3

Fundos e private equity

Os fundos de alto perfil e as empresas de private equity geralmente lidam com muitas informações confidenciais. Isso exige maior segurança e transparência interna. Os data rooms virtuais oferecem inúmeras ferramentas de colaboração para qualquer processo, desde a captação de capital até a consultoria de investimentos, protegendo os dados do usuário e concedendo acesso à análise da atividade do data room.

Estudo de caso: Heritage Group

O Heritage Group é uma empresa de investimentos voltada para a área de saúde com mais de US$ 700 milhões sob gestão em três fundos de private equity. Em 2020, o Heritage Group usou o SmartRoom para melhorar o gerenciamento de dados e as auditorias:

• Garantiu a segurança máxima das comunicações com os investidores graças às ferramentas de segurança em nível de documento e à recuperação de acesso remoto.
• Compartilhou insights dinâmicos sobre os fundos e documentos de negociação com os investidores em tempo real, graças aos portais informativos para investidores e aos alertas de atividade.
• Reduziu as redundâncias administrativas em 30% devido aos fluxos de trabalho robustos de perguntas e respostas e à integração de assinaturas eletrônicas.

Jurídico

Advogados e escritórios de advocacia precisam cumprir normas rígidas para garantir a legitimidade de sua prática. Ao mesmo tempo, é preciso cuidar de muitos documentos confidenciais e informações comerciais confidenciais.

Isso significa que o segmento de mercado jurídico é um dos primeiros a se beneficiar dos recursos líderes do setor de data room virtual, como criptografia, controle de acesso e recuperação remota.

Estudo de caso: DMH Stallard

A DMH Stallard é um escritório de advocacia britânico com mais de 50 anos de experiência e mais de 380 profissionais de direito altamente qualificados. A DMH Stallard usou o data room do Dfin Venue para aprimorar seus serviços diários:

• Garantiu uma segurança robusta dos dados dos clientes devido à marca d’água, ao acesso baseado em funções, à verificação de vírus e à criptografia de dados.
• Aumento da eficiência do fluxo de trabalho devido ao acesso rápido ao armazenamento central de documentos e ao conveniente processo de perguntas e respostas.
• Garantiu a conformidade com o GDPR nas negociações com os clientes devido às ferramentas de relatório de protocolo e aos recursos de segurança de dados de alto nível.

Banco de investimento

Como instituições financeiras que operam principalmente em uma base de consultoria, os bancos de investimento exigem soluções de software que combinem comunicações simples e eficientes com armazenamento de dados de alto risco. Os banqueiros investidores usam data rooms para compartilhar arquivos confidenciais, coletar informações, realizar due diligence, apresentar alvos a possíveis compradores e auxiliar na integração pós-transacional.

Estudo de caso: Credit Suisse

O Credit Suisse, um grupo internacional de consultoria em fusões e aquisições, facilita centenas de transações bancárias de investimento todos os anos. Em 2015, o Credit Suisse melhorou com sucesso os processos de Q&A usando o data room virtual da Intralinks:

• Processou mais de 2.500 Q&A no total e economizou de 3 a 4 horas diárias com ferramentas avançadas de gerenciamento de Q&A.
• Rastreou e compartilhou documentos e atividades de usuários devido a painéis de insight informativos.
• Garantiu a segurança e a confidencialidade dos processos de Q&A devido às permissões de usuário.

Setor de biotecnologia e farmacêutico

O setor de saúde e ciências biológicas lida com quantidades crescentes de dados confidenciais, como informações de pacientes, resultados de pesquisas e muito mais. Uma falha na proteção desses dados pode resultar em espionagem da concorrência ou até mesmo em um processo judicial em grande escala.

Os data rooms ajudam as empresas de ciências biológicas a proteger informações confidenciais e a navegar por procedimentos complexos e demorados, como o licenciamento. Ao armazenar toda a documentação necessária em um espaço centralizado, as empresas podem obter as licenças necessárias com muito mais rapidez.

Estudo de caso: SyneuRx

A SyneuRx é uma empresa taiwanesa de biotecnologia que desenvolve tratamentos para a COVID-19. Em 2022, a SyneuRX fez uma parceria com a Ideals para proteger os dados dos clientes e as descobertas clínicas. A empresa usou o data room para:

• Proteger descobertas clínicas enquanto compartilhava dados entre centenas de usuários devido ao controle remoto de dados, pastas de privacidade e acesso baseado em funções.
• Comunicar-se com investidores americanos, chineses e europeus simultaneamente em portais de investidores separados.
• Estar em conformidade com a ISO 27001, GDPR, GCP, HIPAA e outros padrões para empresas médicas e de biotecnologia devido ao VDR centrado na conformidade.

12 motivos pelos quais empresas trabalham com datas rooms

Como criar sua data room virtual em 3 passos rápidos

Após ter selecionado o melhor provedor, só falta configurar sua data room para as transações futuras. Isto pode ser feito em três passos.