Preços das data rooms virtuais: do que você precisa saber

As data rooms virtuais de hoje ultrapassaram em todos os sentidos seus predecessores físicos. Embora sejam igualmente seguras, confiáveis e econômicas, elas oferecem mais flexibilidade, a conveniência do acesso remoto e o preço para cada orçamento. Infelizmente, ao escolher um fornecedor VDR para seu negócio, você está procurando um equilíbrio de recursos e preço, e é fácil ser cego por este último.

Para salvar você do remorso do comprador, vamos ver exatamente o que você está pagando em uma solução de data room virtual e como escolher o plano certo com um custo previsível.

Estratégias de preço da data room

Os fornecedores de VDR utilizam várias estruturas de preços e variam muito ao faturar suas soluções de data room virtual. Para tomar uma decisão informada, é melhor conhecer suas opções.

Por usuário

Quando se trata de preços de data rooms virtuais, pagar pelo número de usuários VDR é uma das opções mais antigas e simples disponíveis. Se suas transações comerciais envolvem um intenso intercâmbio de dados e você sabe quantos usuários são esperados, isto pode se adequar melhor a sua empresa.

Por página

Muitos fornecedores cobram pelo número de páginas de documentos processados através da data room. Esta é uma ótima escolha para empresas com um fluxo de documentos de pequeno a médio porte. O preço por página normalmente inclui um certo número de páginas, com a opção de compra de capacidade adicional por uma taxa extra.

Capacidade de armazenamento de documentos

Se seus negócios on-line não geram grandes volumes de dados como gravações de áudio ou vídeo e outros arquivos grandes, esta pode ser sua melhor opção. Caso contrário, você terá que atualizar constantemente seu armazenamento de dados, o que pode acarretar um custo adicional substancial.

Planos mensais ou anuais

Esta é a abordagem de faturamento mais popular no mundo da data room virtual nos dias de hoje. Os fornecedores de VDR podem misturar e combinar várias características e limites com preços competitivos para atender às necessidades de uma empresa média. Por exemplo, um plano básico pode permitir apenas um projeto e ter um limite de 10GB, mas não tem restrições quanto ao número de usuários convidados.

Muitos fornecedores de VDR também oferecem planos personalizados negociáveis para empresas maiores. Se você é uma empresa com vários projetos extensos em andamento, você definitivamente se beneficiará de uma opção com armazenamento ilimitado e salas de dados. O mais provável é que o fornecedor de data room também ofereça algumas vantagens extras na forma de suporte personalizado, um sistema mais sofisticado de funções para controle de acesso, e assim por diante.

Características e preços do suporte de data room

A propósito, a cobertura de suporte é tão importante quanto o número de gigabytes e usuários que você está recebendo.

Digamos que sua equipe está a minutos de fechar um negócio quando um recurso de compartilhamento de arquivos em sua solução de data room virtual deixa de funcionar de repente e a outra parte não pode receber esse contrato revisado. Seus clientes estão em um fuso horário diferente, seu dia útil está chegando ao fim e a fusão precisa entrar em vigor amanhã de manhã. A quem você vai ligar?

O software ou hardware pode funcionar mal, e isso é quando ter suporte multilíngüe 24 horas por dia, 7 dias por semana, para seu software de data room virtual compensa. A maioria dos provedores de salas de dados oferece opções premium com seus pacotes mais caros. Os recursos extras podem vir realmente a calhar e normalmente incluem:

• Suporte 24 horas por dia em vários idiomas
• Bate-papo ao vivo e contato telefônico em cima da opção padrão de e-mail
• Resposta rápida – 15 minutos e menos
• Um gerente/especialista dedicado
• Embarque incluído na taxa do plano

A qualidade do suporte é um fator chave que pode influenciar o preço da data room virtual. A verdade é que o aumento do custo é insignificante em comparação com o risco de se encontrar um a um com problemas técnicos inesperados.

No entanto, há mais algumas coisas a considerar ao escolher uma solução VDR que atenda às suas necessidades. Vamos dar uma olhada rápida.

Recursos extras de VDR

Além de conhecer os recursos padrão de data room virtual incluídos em um plano, fique de olho no valor extra que os fornecedores oferecem para estar à frente da concorrência. Сertain funcionalidade adicional pode ser a ideal para seu negócio e inclinar a balança em favor de um fornecedor que se esforçou para incluí-la.

Aqui estão alguns exemplos das funcionalidades extras que podem fazer uma sala de dados virtual se destacar da multidão:

• Opções de marca. Se seus clientes vissem o nome e o logotipo de sua empresa toda vez que entrassem em sua data room compartilhada, isso deixaria uma impressão duradoura. Muitos grandes jogadores como iDeals e ShareVault oferecem isso em seus planos de alto nível.
• Recursos avançados para disponibilidade. Isto pode incluir uma nuvem sob demanda ou solução de hospedagem interna com garantia de 99,5% de uptime, centros de dados adicionais e conformidade com uma série de padrões como ISO 27001, GDPR, HIPAA, e outros.
• Segurança aprimorada. Personalização das permissões e funções do usuário, autorização de dois fatores e aceitação de conexões de endereços IP predefinidos – estas medidas extras de segurança são oferecidas pela maioria dos fornecedores com preços mais altos.

Com muitos fornecedores de data rooms, você pode optar por pagar por características extras específicas. No entanto, você deve priorizá-los de acordo com suas necessidades.

Determinantes do custo da data room virtual

A comparação das seguintes opções de data room virtual ajuda a entender a relação custo-benefício da solução. Desta forma, você pode ganhar confiança em um bom investimento que beneficia a produtividade e o desempenho de sua equipe.

Segurança

A proteção de dados sensíveis é a espinha dorsal da solução de data room virtual e sua principal finalidade. Portanto, este é o critério mais importante para que os usuários potenciais possam comparar. E aqui está o que procurar na lista de recursos de segurança:

• criptografia de 256 bits
• procedimento avançado de autenticação de dois fatores
• marca de água dinâmica
• opções de recuperação de dados
• conformidade com as certificações internacionais de segurança
• armazenamento seguro de documentos confidenciais

Ferramentas de gerenciamento de documentos

Além do armazenamento e intercâmbio seguro de dados, você deve ter ferramentas convenientes para o gerenciamento de dados, ou seja, carregar, baixar, estruturar, mover, apagar, editar, etc.

• carregamento em massa
• arrastar e largar
• indexação automática
• pesquisa de documentos ampliada
• suporte para muitos formatos de documentos
• retalho remoto
• controle de versão

Gerenciamento de projetos

Além de fornecer segurança de documentos e recursos para o gerenciamento de documentos sensíveis, as data rooms também oferecem governança de projetos ao longo de todo o ciclo de vida. Conseqüentemente, as equipes obtêm recursos integrados para simplificar e agilizar os fluxos de trabalho e as comunicações dentro da equipe e além dela.

Por exemplo, elas sempre têm acesso aos diretórios da empresa na data room, tarefas atribuídas aos participantes, todas as solicitações de outras partes, solicitações de dados de due diligence, todos os documentos digitais incluídos na lista de verificação, integrações e marcos.

Características do bônus

Este conjunto de recursos não é nativo de todos os fornecedores VDR, mas tem um impacto altamente positivo nos fluxos de trabalho e na colaboração através deles:

• Gerenciamento de tarefas. A equipe se torna mais organizada com a capacidade de atribuir tarefas e acompanhar seu progresso pelo gerente. Além disso, cada membro da equipe está ciente das tarefas e prazos, conhecendo suas funções e responsabilidades no projeto.
• Integração lenta. Esta integração torna os fluxos de trabalho mais baseados na equipe, resultando em compartilhamento de documentos e otimizações de mensagens. Entretanto, se o próprio software da data room virtual inclui muitas características para estes processos, a integração Slack não muda nada.
• Visualizador Excel embutido. Com o visualizador do Excel, você acessa e visualiza planilhas diretamente na plataforma da data room virtual sem nenhum plug-in.
• Analítica profunda. Informações detalhadas sobre a duração da sessão, quantas vezes seus documentos confidenciais foram baixados, vistos ou impressos e o número de usuários que abriram um determinado arquivo é uma fonte de valiosas percepções ao lidar com investidores, potenciais compradores, etc.
• Busca inteligente. Um mecanismo único permite que você pesquise todo o conteúdo e antes de abrir o documento, ele mostra um fragmento do mesmo.

A reputação do fornecedor VDR

Um website de aparência moderna, características ricas, preços competitivos e uma promessa de operação impecável e suporte ininterrupto – o que mais você poderia pedir? Embora este possa ser o fornecedor VDR dos seus sonhos, é melhor verificar novamente com fontes imparciais.

Para formar uma opinião imparcial de um fornecedor, recomendamos vivamente a leitura de revisões e depoimentos de clientes sobre recursos confiáveis como G2, Capterra, ou Software Advice. Você também é bem-vindo para verificar nossa avaliação profunda dos melhores fornecedores de data rooms virtuais.

Vale a pena investir em uma data room virtual?

Independentemente do setor, a prioridade do líder é a proteção ultraconfiável dos dados e o controle total sobre os processos. E salas de dados virtuais, ao contrário de outros programas, foram criadas para isso. Portanto, investir neste produto é benéfico para todos os processos de negócios, uma vez que os fornecedores de VDR lhe oferecem:

Segurança de primeira linha

Muitos especialistas acreditam, com razão, que o armazenamento de informações confidenciais nos servidores de uma organização ou serviços convencionais de compartilhamento de arquivos como o Google Drive não pode ser comparado com data rooms virtuais. Afinal de contas, os provedores de VDR modernos oferecem proteção 24/7, atualizações regulares do sistema e trabalho bem coordenado de programas antivírus para evitar todos os riscos.

Finalmente, e o mais importante, a conformidade da plataforma com as normas internacionais garante uma abordagem abrangente do fornecedor de VDR aos aspectos de segurança.

Gerenciamento de documentos conveniente e seguro

As data rooms virtuais incluem ferramentas de última geração que tornam o processo de due diligence, M&A, captação de recursos, IPOs e outras transações corporativas mais fáceis. Sabe-se que estas operações envolvem grandes volumes de documentos sensíveis, e os VDRs fornecem recursos para gerenciá-los e protegê-los de forma eficaz. Como resultado, parceiros, banqueiros de investimento e compradores potenciais estão mais dispostos a cooperar, o que também é uma grande vantagem.

Controle completo sobre dados e usuários

Ao contrário de outras soluções, as salas de dados virtuais oferecem características de ponta para permissões granulares e rastreamento de arquivos. Assim, por exemplo, para cada participante, o usuário administrativo configura as funções de visualização, edição, impressão, compartilhamento de arquivos, etc., e então pode facilmente rastrear as ações do usuário em tempo real. Além disso, se o gerente notar atividade suspeita na plataforma, então a causa pode ser rastreada em poucos cliques.

Suporte especializado

Os melhores provedores de data rooms virtuais têm uma equipe de profissionais para auxiliar os clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana. Desta forma, você e seus funcionários podem receber treinamento operacional e assistência na instalação de software, carregamento de documentos, estruturação e solução de problemas técnicos no futuro. Como você pode ver, a cooperação com o provedor após a instalação das salas de dados continua na forma de um tremendo apoio durante todo o fluxo de trabalho e a realização de negócios.

Pensamentos finais

Por mais confusa que seja à primeira vista, a estrutura de preços da data room virtual se torna bastante transparente se a decompusermos em componentes menores e significativos. A comparação de vários planos se resume a saber quais características-chave sua empresa precisa e encontrar um pacote que se ajuste ao seu orçamento.

Não subestime o valor das revisões de data rooms virtuais, leve seu tempo e lembre-se: um teste gratuito vale mais que mil palavras.