Preços das data rooms virtuais: do que você precisa saber

As data rooms virtuais (VDRs) modernas deixaram para trás as suas precursoras físicas em todos os quesitos. Igualmente seguras e confiáveis, elas oferecem mais flexibilidade, a conveniência do acesso remoto e opções de preços para qualquer orçamento.

Ao procurar um fornecedor de VDR para o seu negócio, você deve buscar o equilíbrio ideal entre custo e os recursos disponibilizados. É importante não se deixar levar unicamente pelo preço – lembre-se do famoso “barato que sai caro”. 

Para evitar aquele arrependimento pós- compra, vamos examinar pelo que você paga numa assinatura de VDR, e como escolher o plano certo.

Estratégias de precificação de data room

Um fornecedor de VDR pode cobrar de vários jeitos diferentes. Para tomar uma decisão informada, você precisa entender as diferentes opções.

Por usuário

Para as data rooms virtuais, pagar por quantidade de usuários é um dos modelos mais antigos e simples que há. Se as operações da sua empresa envolvem uma troca intensiva de dados, mas as suas equipes não têm muitos membros, esta opção pode ser ideal.

Por página

Muitos fornecedores cobram pelo número de páginas dos documentos processadas pela data room. A alternativa é excelente para empresas com um fluxo de documentos pequeno ou médio. Os planos por página geralmente incluem uma certa quantidade de páginas, com a opção de comprar capacidades adicionais por uma pequena taxa.

Armazenamento

Se as suas operações online não geram altos volumes de dados (como vídeos, gravações de áudio ou outros arquivos grandes), esta pode ser a melhor opção. Caso contrário, será necessário estar sempre fazendo upgrade do armazenamento, o que pode gerar um custo adicional significativo.

Planos mensais e anuais

Hoje em dia, esta é a opção de cobrança mais popular no mundo das data rooms virtuais. Aqui, o fornecedor de VDR pode formar vários planos, misturando e combinando funcionalidades e limites de uso para oferecer preços competitivos que atendem às necessidades da empresa média. 

Por exemplo, um plano básico pode permitir apenas um projeto e ter um máximo de 10 GB, mas sem restrições ao número de usuários convidados.

data room pricing

Muitos fornecedores de VDR também oferecem planos personalizados e negociáveis para empresas maiores. Se a sua empresa é grande e trabalha com vários projetos ao mesmo tempo, o melhor é optar por data rooms e armazenamento ilimitados. Geralmente, o fornecedor acaba incluindo alguns privilégios a mais – assistência personalizada, um sistema mais sofisticado de níveis de acesso, e assim por diante.

Aliás, vale mencionar que ter suporte sempre disponível é tão importante quanto a quantidade de gigabytes e usuários que você terá.

Suporte para data rooms virtuais

Digamos que faltem alguns minutos para a sua equipe fechar um acordo. De repente, um recurso de compartilhamento de dados da VDR para de funcionar e a outra parte não consegue receber o contrato revisado. Os seus clientes estão em um fuso horário diferente, o dia útil está chegando ao fim e a fusão precisa ocorrer no dia seguinte de manhã.

Quem pode ajudar?

Nenhum software é imune contra ocasionais erros, e é nestas horas que compensa contar com atendimento multilíngue para a sua data room virtual. A maior parte das data rooms virtuais oferece opções premium com os pacotes mais caros. Estes recursos adicionais podem vir a calhar, e geralmente incluem:

  • Atendimento 24 horas por dia em diversos idiomas
  • Bate-papo ao vivo e contato telefônico, além do contato padrão por e-mail
  • Tempo de resposta rápido de 15 minutos ou menos 
  • Um gerente/especialista dedicado
  • Processo de integração incluído no plano

A qualidade do suporte é um fator essencial que pode influenciar os preços da data room. Mas a verdade é que o aumento no custo tende a ser insignificante em comparação com o risco de se encontrar sem apoio no meio de uma falha técnica inesperada.

Além disso, existem alguns outros detalhes a ter em mente ao escolher uma solução de VDR para as suas necessidades. Vejamos.

Recursos adicionais de VDR

Além de se informar sobre os recursos padrão incluídos no plano, fique de olho no valor extra que os fornecedores podem oferecer para se manter à frente da concorrência. Certas funcionalidades adicionais podem ser perfeitas para o seu negócio. Nesses casos, elas podem ser o critério decisivo para a sua escolha final.

Alguns exemplos de recursos extra que podem destacar uma data room virtual do mercado são:

  • Opções de promoção de marca. Quando o seu cliente vê o nome e o logotipo da sua empresa toda vez que acessa a data room compartilhada, a impressão que fica é duradoura. Muitos dos grandes nomes no mercado, como iDeals e ShareVault, oferecem esta possibilidade em seus melhores planos.
  • Recursos avançados de disponibilidade. Isto pode incluir soluções de hospedagem de dados como nuvem sob demanda ou hospedagem interna com garantia de 99,5% de tempo de funcionamento, centros de dados adicionais e conformidade com uma série de padrões como ISO, 27001, GDPR e HIPAA, entre outros.
  • Segurança avançada. Personalização dos papéis e permissões de usuários, autorização multifator, permissão exclusiva para acessos de endereços de IP predefinidos – esse tipo de recurso adicional de proteção é oferecido pelos fornecedores de mais alto preço.

Com muitos provedores de data rooms, você pode optar por pagar por recursos adicionais específicos. No entanto, existe um aspecto essencial que não será incluído na tabela.

A reputação do fornecedor

Um site com visual moderno, cheio de recursos, preços competitivos e promessas de operação impecável e assistência contínua – o que mais você pode querer? Mas embora este possa parecer o produto dos seus sonhos, é melhor ver o que dizem fontes imparciais.

Para formar uma opinião objetiva sobre um fornecedor, é altamente recomendado ler depoimentos e avaliações em páginas de confiança como G2, Capterra ou Software Advice. Você também pode conferir a nossa avaliação em todos os pormenores dos melhores fornecedores de data rooms virtuais.

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