2023 Preço do data room virtual: quanto custa para proteger seus dados?

A pesquisa de perspectivas dos CEOs da Ernst & Young constatou que os sistemas de TI estão entre os cinco principais impulsionadores dos custos de M&A em 2023. As empresas reduzem substancialmente os custos das negociações usando data rooms virtuais se escolherem um modelo de preço de data room virtual vantajoso;

A Datarooms.org pesquisou as informações de preços de 116 provedores de data room virtual e compartilhou os resultados neste artigo. Desta vez, você conhecerá os seis modelos de preços de data room com faixas de preço e médias. Continue lendo para descobrir a comparação de preços de data room dos 15 principais provedores de data room e sete fatores que influenciam os preços de VDR. Por fim, confira cinco abordagens diferentes para a seleção de preços de VDR e obtenha uma lista de verificação com 16 perguntas de autoavaliação para a seleção de VDR.

Modelos de preços de data room

Os fornecedores de salas de dados virtuais usam várias estruturas de preços e variam muito ao cobrar por suas soluções de salas de dados virtuais. Analisamos a estrutura de preços de 116 fornecedores de data rooms virtuais, 72 dos quais forneceram detalhes de preços publicamente. 

Esses provedores de VDR cobram por usuário, por página, por recurso, com base na capacidade de armazenamento de documentos, ou oferecem planos mistos, combinando alguns desses recursos. Muitos provedores também oferecem assinaturas fixas;

Para tomar uma decisão informada, é melhor conhecer suas opções. Portanto, aqui estão as descrições detalhadas dos modelos de preços com números médios baseados em 72 provedores de data room.

Planos fixos (taxa mensal fixa)

As assinaturas fixas incluem planos de preços fixos com serviços e produtos predeterminados. Essa é a abordagem de cobrança mais popular no mundo dos data rooms virtuais atualmente, oferecida por 29 dos 72 fornecedores de VDR. Esses fornecedores de data room cobram entre US$ 10 e US$ 1.295 mensalmente ou US$ 241,87 por mês em média.

Vale a pena observar que essas faixas de preço são baseadas em pagamentos mensais, enquanto muitos fornecedores de VDR oferecem descontos de assinatura em planos anuais.

Os fornecedores de VDR podem misturar e combinar vários recursos, como 10 GB de armazenamento + um projeto + usuários ilimitados, e limites com preços competitivos para atender às necessidades de uma empresa média.

Muitos provedores de VDR também oferecem planos personalizados negociáveis para empresas maiores. Se você for uma empresa de escala empresarial com vários projetos extensos em andamento, com certeza se beneficiará de uma opção com armazenamento e data rooms ilimitados;

Muito provavelmente, o fornecedor da sala de negociação também oferecerá algumas vantagens extras na forma de suporte personalizado, um sistema mais sofisticado de funções para controle de acesso e assim por diante.

Melhor para empresas: Todos os tipos de empresas, pois os planos fixos em camadas são adequados para empresas de qualquer tamanho.

Por usuário

O modelo de preço por usuário envolve uma taxa mensal recorrente com base no número de usuários do data room. Pagar pelo número de usuários de VDR é uma das opções mais antigas e mais simples disponíveis. Em geral, 24 dos 72 fornecedores de data room cobram por usuário.21 provedores oferecem entre US$ 2,5 e US$ 120 por usuário por mês, com uma média de US$ 31,72 para um usuário. Os outros três fornecedores oferecem assinaturas mensais com base em números específicos de usuários, entre $ 500 e US$ 1.000 mensais.

Se as suas transações comerciais envolverem uma troca intensiva de dados e você souber quantos usuários são esperados, esse modelo de preço pode ser o mais adequado para a sua empresa.

Melhor para negócios: Pequenas empresas (menos de 100 funcionários) e startups que usam grandes volumes de dados.

Por página 

O modelo de preço por página envolve uma assinatura mensal com base no número de páginas de documentos processadas por meio do data room. Esse modelo de preço não parece ser muito popular, pois apenas cinco dos 72 fornecedores oferecem esse modelo de preço. O preço varia entre US$ 0,1 e US$ 0,75 por página, com uma média de US$ 0,48 por página ou US$ 4.800 por 10.000 páginas (~ 1 GB).

O preço por página normalmente inclui a opção de comprar capacidade adicional por uma taxa extra. Além disso, as empresas de VDR podem contar as páginas de forma diferente, dependendo dos tipos de documentos, especialmente arquivos que não sejam PDF. Como resultado, esse modelo de preço parece muito caro e imprevisível a longo prazo.

Melhor para empresas: Empresas com um pequeno fluxo de documentos em negócios curtos, geralmente abaixo de 1 GB por mês. Caso contrário, você pagará significativamente a mais em comparação com outros modelos de preços.

Capacidade de armazenamento de documentos

O modelo de preço da capacidade de armazenamento envolve uma assinatura recorrente com base nos GBs usados no data room. Essa é uma abordagem rara, representada pelo DealVDR da Finsight. Ele cobra US$ 416 por GB de armazenamento, com administradores e usuários ilimitados.

O modelo de preço por GB pode ser sua melhor opção se seus negócios on-line não gerarem grandes volumes de dados, como gravações de áudio ou vídeo e outros arquivos grandes. Caso contrário, você terá que atualizar constantemente seu armazenamento de dados, o que pode acarretar um custo adicional substancial.

Melhor para negócios: Empresas que trocam predominantemente pequenos arquivos textuais.

Por recurso

O modelo de preços por recurso inclui uma assinatura recorrente baseada em produtos e serviços escolhidos a dedo e adaptados a necessidades específicas. Somente dois dos 72 provedores de VDR seguem essa abordagem, oferecendo US$ 92,25 e US$ 184,5 por mês como preços iniciais. Devido ao escalonamento do data room, você pode pagar muito mais do que isso no longo prazo.

Melhor para negócios: Empresas que trabalham com negócios curtos sob requisitos predeterminados.

Planos mistos

Os planos mistos são assinaturas recorrentes que combinam recursos de planos fixos e outros modelos de preços. Esses provedores de VDR cobram US$ 337,3 por mês, em média. Alguns provedores de VDR podem oferecer planos de baixo nível por usuário e por recurso e assinaturas fixas de alto nível. No geral, 11 dos 72 fornecedores de VDR seguem essa abordagem.

Melhor para negócios:Empresas de pequeno e médio porte com negócios sob demanda e requisitos variados.

Fatores que afetam o custo do data room virtual em 2023

A comparação das seguintes opções de data room virtual ajuda a entender o custo do data room virtual e sua relação custo-benefício. Dessa forma, você pode ter confiança em um bom investimento que beneficia a produtividade e o desempenho da sua equipe.

Segurança

A proteção de dados confidenciais é a espinha dorsal da solução de data room virtual e seu principal objetivo. Portanto, esse é o critério mais importante a ser comparado pelos usuários em potencial. Veja a seguir o que procurar na lista de recursos de segurança:

• Criptografia de 256 bits
• Procedimento avançado de autenticação de dois fatores
• Marca d’água dinâmica
• Opções de recuperação de dados
• Conformidade com certificações internacionais de segurança
• Armazenamento seguro de informações confidenciais

Ferramentas de gerenciamento de documentos

Além do armazenamento e da troca seguros de dados, você deve ter ferramentas convenientes para o gerenciamento de dados, como upload, download, estruturação, movimentação, exclusão, edição etc.

• Upload em massa
• Arrastar e soltar
• Indexação automática
• Pesquisa de documentos ampliada
• Suporte a vários formatos de documentos
• Trituração remota
• Controle de versão
• Assinatura eletrônica integrada

Gerenciamento de projetos

Além de fornecer segurança de documentos e recursos para gerenciar documentos confidenciais, os data rooms também oferecem governança de projetos durante todo o ciclo de vida. Consequentemente, as equipes obtêm recursos integrados para simplificar e otimizar os fluxos de trabalho e as comunicações dentro da equipe e gerenciar vários negócios simultaneamente.

Por exemplo, eles sempre têm acesso aos diretórios da empresa no data room, às tarefas atribuídas aos participantes, a todas as solicitações de outras partes, às solicitações de dados de due diligence, a todos os documentos digitais incluídos na lista de verificação, às integrações e aos marcos.

A quantidade de armazenamento

É essencial ter armazenamento em nuvem suficiente para a intensa troca de informações durante o negócio e a integração pós-fusão. No que diz respeito ao armazenamento, procure atender às necessidades de sua empresa, mas é importante ter pelo menos 10 GB (100-500 GB é melhor) para uma cooperação de longo prazo.

O número de usuários

Os negócios de M&A envolvem muitos participantes, desde gerentes seniores, membros do conselho, CFOs e CEOs até advogados, banqueiros de investimento e outros consultores;

A Harvard Business Review constatou que as empresas gastam mais de US$ 40 bilhões em consultores anualmente, e isso representa muitas licenças de usuário no data room. Portanto, é melhor optar por planos que ofereçam usuários e administradores ilimitados. 

Opções de branding

A marca do empregador ajuda a recrutar novas pessoas, reduzir os custos de contratação e melhorar o envolvimento dos funcionários, de acordo com Entrepreneur. 

As mesmas regras se aplicam ao branding digital, incluindo data rooms virtuais. Portanto, é melhor quando um data room apresenta as seguintes opções de marca:

• NDAs personalizados e outros contratos
• Logotipos corporativos e temas de cores
• E-mails de convite personalizáveis
• Cabeçalhos e rodapés personalizáveis

Recursos avançados 

Esse conjunto de recursos não é nativo de todos os provedores de VDR, mas tem um impacto altamente positivo nos fluxos de trabalho e na colaboração:

• Gerenciamento de tarefas. A equipe se torna mais organizada com a capacidade de atribuir tarefas e acompanhar seu progresso pelo gerente. Além disso, cada membro da equipe está ciente das atribuições e dos prazos, conhecendo suas funções e responsabilidades no projeto.
• Integração do Slack. Essa integração torna os fluxos de trabalho mais baseados em equipes, resultando em compartilhamento de documentos e otimizações de mensagens. No entanto, se o próprio software de data room virtual incluir muitos recursos para esses processos, a integração com o Slack não mudará nada.
• Visualizador do Excel incorporado. Com o visualizador do Excel, você acessa e visualiza planilhas diretamente na plataforma do data room virtual sem nenhum plug-in.
• Análise profunda. Informações detalhadas sobre a duração da sessão, quantas vezes seus documentos confidenciais foram baixados, visualizados ou impressos e o número de usuários que abriram um determinado arquivo são uma fonte de informações valiosas ao lidar com investidores, possíveis compradores etc.
• Pesquisa inteligente. Um mecanismo exclusivo permite que você pesquise em todo o conteúdo e, antes de abrir o documento, ele mostra um fragmento dele.

Como escolher a melhor abordagem de preços para o data room?

Você pode seguir essa diretriz com perguntas de autoavaliação para escolher a abordagem de preço mais econômica para o data room.

Descreva suas necessidades

Primeiro, você deve definir seus requisitos, incluindo o tipo de negócio, a duração do uso do data room, o número de usuários etc. Isso o ajudará a definir o data room ideal para suas necessidades. Verifique as seguintes questões:

1. Para que usarei o data room?
   Exemplo: M&A, armazenamento de documentos, colaboração diária.
2. Quantos usuários serão necessários para isso?
   Exemplo: 20, 30, 50 usuários ou uma empresa inteira.
3. Que tipos de documentos armazenarei no data room?
   Exemplo: Vídeos, PDFs, imagens e arquivos de texto.
4. De quanto armazenamento preciso para esses documentos?
   Exemplo: 1 GB corresponde a 30 minutos de vídeo HD, 600 imagens HD e 10.000 documentos.
5. Quais recursos de VDR eu preciso para isso?
   Exemplo: Upload rápido, criptografia de 256 bits, permissões granulares, etc.

Defina o orçamento do seu data room

Será mais fácil escolher o melhor modelo de preço de data room para suas necessidades se você estimar o orçamento do seu projeto. Verifique as seguintes questões:

6. Quanto posso gastar com o data room, considerando minhas necessidades e a duração do projeto? 
   Exemplo: US$ 2.500 por três meses, US$ 15.000 por ano.
7. Quanto posso alocar para custos de escalabilidade do data room?
   Exemplo: US$ 5.000 de custos extras por ano.
8. Como o orçamento do meu projeto tradicional se compara ao orçamento de um data room?
   Exemplo: US$ 50.000 versus US$ 20.000.

Compare os fornecedores de data room virtual

Depois de estabelecer os requisitos e orçamentos do seu data room, você pode verificar se as políticas de preços dos provedores de data room estão de acordo com eles. Verifique as seguintes perguntas de autoavaliação:

9. Qual é o modelo de preço oferecido por um provedor de VDR?
10. Esse provedor de VDR atende aos requisitos do meu projeto?
11. Esse provedor de VDR atende aos meus requisitos de segurança?
12. Esse provedor oferece usuários, administradores e armazenamento ilimitados?
13. Qual é o custo das opções de escalabilidade do data room nesse provedor de VDR?
14. Esse provedor oferece uma avaliação gratuita?
15. Esse provedor oferece planos personalizados com base nas necessidades e nos requisitos do cliente?
16. Existem avaliações reais sobre esse provedor de data room?

Negociar com os provedores de data room

É possível negociar termos de pagamento e recursos específicos nos planos de preços de VDR. Por exemplo, alguns provedores de data room não cobram nada até que um projeto entre em operação. Você pode comunicar suas necessidades e concordar com taxas mais baixas do que as oficialmente declaradas.

Busca de promoções e descontos

You can check for discounts and promotions. Many data room providers offer up to 45 % annual discounts, welcome discounts, and special offers for bundled services. You can also follow data room providers’ websites through referral programs offering price drops for affiliated clients.

Decidir sobre a melhor abordagem de preços

Agora, vamos calcular o custo de um projeto de data room com os seguintes parâmetros, com base nos preços médios dos provedores de VDR em nossa pesquisa:

• 30 usuários
• 10 GB de armazenamento seguro de arquivos
• 6 meses de duração

Reputação do fornecedor de VDR

Um site de aparência moderna, recursos avançados, preços competitivos e uma promessa de operação sem falhas e suporte ininterrupto – o que mais você poderia pedir? Embora esse possa ser o provedor de VDR dos seus sonhos, é melhor verificar novamente com fontes imparciais;

Para formar uma opinião imparcial sobre um fornecedor, é altamente recomendável ler avaliações e depoimentos de clientes em recursos confiáveis como G2, Capterra, ou Software Advice. Você também pode conferir nossa classificação detalhada dos  melhores provedores de salas de dados virtuais.

Vale a pena investir em um data room virtual?

Investir em uma solução de data room virtual beneficia todos os processos de negócios, já que os provedores de VDR oferecem a você:

• Segurança de primeira linha. Os provedores de VDR modernos oferecem proteção 24 horas por dia, 7 dias por semana, atualizações regulares do sistema e trabalho bem coordenado de programas antivírus para evitar todos os riscos. A conformidade com os padrões internacionais garante uma abordagem abrangente do fornecedor de VDR em relação aos aspectos de segurança;
• Compartilhamento conveniente de arquivos e gerenciamento de documentos. Os data rooms virtuais incluem ferramentas de última geração que simplificam o processo de due diligence, M&A, captação de recursos, IPOs e outras transações corporativas. Os fluxos de trabalho do M&A, as ferramentas de mensagens, o upload com o recurso de arrastar e soltar, a redação e os relatórios de envolvimento ajudam os parceiros, os banqueiros de investimento e os compradores em potencial a acelerar as negociações.
• Controle total sobre dados e usuários. Os data rooms virtuais oferecem recursos de ponta para permissões granulares e rastreamento de arquivos. Os administradores podem configurar as funções de visualização, edição, impressão, compartilhamento de arquivos, etc.
• Suporte especializado. Os melhores provedores de data room virtual têm uma equipe de profissionais para fornecer suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana e assistência na integração.

Principais conclusões

A pesquisa da Datarooms.org sobre 116 provedores de data room encontrou seis modelos de preços, incluindo planos fixos, por usuário, por página, por recurso, por GB e mistos.

Os principais fatores que definem o preço do data room são a segurança, os recursos do data room, a capacidade de armazenamento, o número de usuários e as opções de marca.

É fundamental encontrar a melhor abordagem de preço, pois ela permite que você economize os custos de TI do seu negócio e melhore os fluxos de trabalho com o data room mais vantajoso.

Ao escolher um plano de preços de data room, defina suas necessidades e orçamentos, use a comparação de custos de data room virtual e negocie descontos. Não subestime o valor das avaliações do mundo real do data room virtual, não tenha pressa e lembre-se: uma avaliação gratuita vale mais que mil palavras.

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