5 dicas para compartilhar documentos confidenciais

Vivemos em um mundo conectado. Nunca foi mais fácil compartilhar documentos, e é por isso que a distribuição segura de documentos confidenciais é tão importante. Como proteger seus arquivos de potenciais ameaças em um processo de diligência prévia ou durante uma aquisição ou fusão? Siga as nossas 5 dicas e truques para compartilhar arquivos confidenciais e garanta a experiência mais segura de compartilhamento de arquivos.

data rooms virtuais

Microsoft Word – criptografia de PDF

Um dos processadores de palavras mais populares do mundo, o Microsoft Word incorpora em si um recurso de criptografia. Para usá-lo em documentos PDF, siga os seguintes passos:

  1. Ao terminar de editar o seu documento Word, clique em Arquivo e Exportar.
  2. Escolha Criar PDF/XPS para gerar um documento PDF.
  3. Selecione o botão Opções na janela Salvar e a seguir clique em Criptografar o documento com uma senha. Confirme clicando no botão OK.
  4. Insira a senha desejada e clique em OK.

Microsoft Word – criptografia de DOCX

Se você quiser criptografar um documento DOCX, você também pode fazer isso pelo Microsoft Word. Basta seguir esses passos:

  1. Selecione o documento que você deseja criptografar e abra-o com o Microsoft Word.
  2. Clique na aba Arquivo, selecione Informações e Proteger documento.
  3. Clique em Criptografar com senha.
  4. Digite a sua senha e confirme a criptografia clicando em OK.

Criptografia de PDF com o Microsoft Word

Além de criptografar documentos PDF com o Microsoft Word, você também pode usar o programa Adobe Acrobat para a criptografia. Abra o PDF com o Acrobat e:

  1. Vá para Ferramentas, clique em Proteger e depois em Criptografar. Selecione Criptografar com senha.
  2. Se aparecer uma janela pop-up pedindo confirmação da alteração de segurança, selecione Sim.
  3. Clique em Requerer senha para abrir o documento e insira a senha.
  4. Escolha a versão do Adobe Acrobat compatível com o documento.
  5. Selecione Criptografar todo o conteúdo do documento.
  6. Clique em OK, verifique a senha quando for solicitado e aperte em OK uma vez mais.

Criptografia de arquivos com o Microsoft Excel

Outro programa popular da Microsoft, o Excel tem seu próprio método de criptografia. Para criptografar o seu arquivo com o Microsoft Excel, siga os seguintes passos:

  1. Vá para Arquivo e selecione Informações.
  2. Selecione a caixa Proteger pasta de trabalho e a seguir clique em Criptografar com senha.
  3. Escolha a senha desejada e clique em OK.
  4. Verifique a senha no campo Digite a senha novamente e clique em OK para confirmar.

Proteção de arquivos compartilhados em data rooms virtuais

Os métodos que acabamos de mencionar oferecem um certo nível de segurança para os seus arquivos confidenciais, mas compensa investir em uma data room virtual para reforçar ainda mais a segurança dos arquivos compartilhados.

As data rooms virtuais oferecem a seus usuários sistemas de criptografia de ponta, além da facilidade de uso para todas as partes interessadas. Você pode decidir quem tem permissão para ver um documento e quanto tempo o documento permanece na data room. 

A seguir, vamos explicar melhor os recursos exclusivos das salas virtuais.

  • Segurança com a configuração de permissões granulares

Uma maioria das VDRs possuem configurações para o que se chama de “permissão granular”. Elas servem para definir quais usuários têm acesso a arquivos confidenciais. Você pode anexar uma permissão para visualização para indivíduos ou para grupos. Essa autorização também pode ser mudada a qualquer momento, o que lhe dá controle total sobre quem vê o quê.

  • Segurança com destruição remota 

Para aumentar a segurança de um arquivo, você também pode definir o tempo que ele permanecerá disponível na data room virtual. Você pode definir por quanto tempo ele poderá ser acessado e pode restringir o acesso ao arquivo mesmo após ele ter sido baixado por alguém. Em conjunto com a permissão granular, você garante segurança dupla para documentos confidenciais.

Há uma série de maneiras de compartilhar arquivos com segurança. Mas, se você quiser garantir a proteção de dados sensíveis, é importante tomar medidas de segurança adicionais. Com o Microsoft Word, Adobe Acrobat ou mesmo Excel, é possível criar uma camada de segurança com a criptografia, mas, ao investir nas capacidades de data rooms virtuais, você pode ter certeza de que os seus documentos não ficarão acessíveis para terceiros.

Com as configurações de permissão granular e destruição remota disponíveis em uma data room virtual, você pode levar o controle de segurança para um novo patamar, designando a qualquer momento quem pode acessar seus dados confidenciais.

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