Data Rooms Virtuais: Mais Valor Para as Suas Transações

As data rooms virtuais estão ganhando popularidade com muitas empresas que percebem o valor que elas oferecem, especialmente para o trabalho remoto.

Transações complexas – como fusões e aquisições, assim como os processos de diligência prévia – demandam um trabalho com quantidades enormes de documentos sendo compartilhados entre os dois lados. A data room oferece um espaço online seguro onde arquivos podem ser compartilhados rapidamente com risco mínimo de exposição de dados confidenciais.

Explicando as data rooms online

Uma data room virtual ou data room online, como são conhecidas as salas de dados virtuais, é um sistema seguro de armazenamento e compartilhamento de dados na nuvem.

Numa data room, você pode revisar e compartilhar documentos rapidamente com investidores, com a sua equipe jurídica ou com outros colegas. Em comparação com uma data room física, a VDR reduz o risco de documentos se perderem, se extraviarem ou serem destruídos.

As data rooms online oferecem recursos básicos, incluindo permissões de usuário, indexação, marcas d’água, etc. Você também encontra provedores de VDRs que disponibilizam funções de gestão de tarefas e usuários, além de muitas outras ferramentas.

Otimize a diligência prévia para processos M&A

A data rooms virtual simplificam a diligência prévia, para fusões e aquisições (M&A). Com o acesso digital a arquivos que pode ser preciso revisar durante uma transação, a data room para diligência prévia promove um nível maior de colaboração e eficiência.

Uma data room não só reduz os custos envolvidos no processo, mas também acelera as negociações. Uma grande vantagem de uma data room para operações de M&A é a possibilidade de gerenciar várias transações simultaneamente, permitindo à empresa realizar mais acordos.

Funcionalidades das data rooms virtuais

Uma data room online oferece recursos que visam um fluxo de trabalho seguro e confortável. Entre estes, temos:

• Compatibilidade com computadores e dispositivos móveis

Não é preciso baixar plugins adicionais ou comprar novos softwares. Uma data room online permite que você acesse arquivos a partir de qualquer plataforma ou dispositivo, dado que a interface é otimizada igualmente para  dispositivos móveis e desktop.

• Carregamento de documentos e convites em massa 

Com o recurso “arrastar e soltar”, você pode carregar vários arquivos de uma vez só na data room. Boa parte dos provedores de serviços não impõe limites de tamanho nos arquivos, nem restringe a quantidade de arquivos. Isso torna o processo ainda mais fácil.

Certas funcionalidades das VDRs também permitem que você convide centenas de novos usuários para a sua data room. Por exemplo, você pode criar permissões, opções de cadastro, acesso a seções de perguntas frequentes, etc.

• Permissões para grupos de usuários

Em uma data room, a função de cada usuário determina quais arquivos ele pode acessar. O administrador gerencia estas permissões, podendo criar vários níveis de acesso e monitorar a atividade dos usuários em cada documento. Isto não só aumenta a integridade do sistema, mas também garante que ninguém possa ver um documento sem permissão. Os níveis incluem “visão de cerca” (restrita), “baixar o original”, “imprimir”, etc.

• Restrições por tempo e por IP

O acesso a determinados arquivos pode ser restringido por endereço de IP, negando o acesso a pessoas em certas localizações. Além disso, você pode impor limites de tempo sobre um arquivo, a fim de que só possa ser visualizado até uma data especificada.

• Relatórios de atividade dos usuários

Todas as atividades na data room podem ser monitoradas, incluindo as visualizações de documentos, downloads, impressões, etc. Você também pode conferir quanto tempo cada usuário passa vendo um documento.  

• Perguntas e respostas

A seção de Q&A, ou perguntas e respostas, é uma ferramenta valiosa para o treinamento ou integração de novos usuários. Você também pode salvar as respostas a certas perguntas mais comuns e criar uma seção diferente de perguntas frequentes, evitando duplicatas.

• Atendimento 24 horas

A maioria das equipes de atendimento ao cliente para data rooms ficam disponíveis todos os dias, 24 horas por dia. Assim, sempre que você precisar de ajuda para resolver uma questão de software, um representante estará pronto para oferecer assistência.

• Criptografia e normas de segurança

Para provedores de data rooms online, a segurança é da mais alta prioridade. A confiabilidade do provedor se mostra através da conformidade com padrões e requerimentos de segurança internacional, incluindo ISO 9001 / ISO 27001, SOC 1,  SOC 2 Type II, HIPAA, ITAR, GDPR. 

A criptografia de dados também tem um papel importante na data room virtual. Com várias camadas de criptografia, garante-se que arquivos sejam transferidos com o protocolo TLS, usando chaves criptográficas como AES de 256 bits.

Como escolher uma data room adequada

A seguir, vemos alguns passos que podem ajudá-lo a decidir quais são os melhores provedores de armazenamento virtual de dados para o seus objetivos profissionais:

• Identifique os recursos de que você precisa. Os recursos da sala de dados devem se enquadrar aos objetivos do seu negócio. Assim, uma data room para due diligence deve possuir todos os recursos para o gerenciamento efetivo deste processo. Existem inúmeras opções de VDRs disponíveis, de forma que é fundamental identificar aquilo de que você precisa a fim de encontrar a solução ideal.
  
• Avalie o seu orçamento. Os softwares de VDRs podem ser bastante caros, mas há muitas opções disponíveis e você só precisa achar a melhor para o seu caso. Defina um orçamento, o que ajuda a eliminar alguns provedores e refinar a busca. Considere a quantidade de usuários, o tempo do projeto e a capacidade de armazenamento de que você precisa – geralmente, o preço muda de acordo com estas variáveis.
  
• Compare as data rooms, prestando atenção às líderes de mercado. Na internet, você acha tabelas de comparação com os melhores provedores do mercado. As tabelas destacam as funcionalidades e aspectos importantes dos provedores, ajudando a entender melhor o que cada um tem para oferecer. Confira também a nossa página principal para ver mais dicas.
  
• Leia avaliações sobre o fornecedor. Não dispense com esta etapa, já que ela revela as experiências que outros usuários tiveram com a data room. Também pode ser bom concentrar-se nas avaliações de companhias especializadas na sua indústria, o que permite conferir o nível de expertise e a qualidade dos serviços de cada provedor.
  
• Contate os provedores de data rooms virtuais. Vale a pena fazer uma pesquisa e visitar a página do provedor, mas isso nem sempre é suficiente. Para garantir uma visão clara de como será a sua experiência com a  data room, fale com os representantes do provedor. Você pode conversar com eles online ou ligar e discutir suas opções diretamente.

Não resta dúvida de que as data rooms online são ferramentas importantes, simplificando transações complexas e encorajando a colaboração entre todos os participantes de um projeto.

Como você pode ver, uma data room para operações de M&A simplifica e agiliza todo o processo. Com tantas vantagens e oportunidades para negócios, a data room virtual é um investimento que vale a pena.

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