5 Formas de Simplificar a Devida Diligência com uma Data Room

Data rooms virtuais para devida diligência são instrumentos modernos e produtivos que ajudam a fazer avançar o processo de criação de acordos. Uma data room é um exemplo de uma inovação empresarial que divide e  compartilha processos vitais. Nesta publicação, irá encontrar formas de melhorar a devida diligência ao usar data rooms virtuais.

1. Elimina o factor viagem

Data rooms virtuais permitem um ambiente livre de stress enquanto poupam o seu tempo — deixa de ter de se preocupar com voos cancelados.

As data rooms virtuais (VDRs) também eliminam custos associados com impressão e envio de documentos. Envios de correio internacional podem levar de 14 a 20 dias e custar mais de 100€ – o acesso online é rápido, barato e mais controlado.

Ao remover a necessidade de viagens de negócios caras, também economiza dinheiro em despesas de alimentos e hospedagem.

Além disso, as data rooms virtuais (VDRs) são convenientes. Pode realizar a devida diligência do conforto da sua própria casa ou de um espaço de trabalho remoto – pode obter acesso a documentos necessários com um clique.

2. Melhora a segurança de dados

Data rooms reduzem significativamente o risco de vazamento de dados. Medidas de segurança ajudam a manter ficheiros corporativos sensíveis, dados pessoais e documentos transferidos, confidenciais.

Data rooms virtuais usam um método de criptografia de dois fatores que fornece segurança de topo.

Só você ou qualquer pessoal autorizado com permissões tem controlo sobre os documentos.

data room for due diligence

3. Rastreia a atividade dos utilizadores

Data rooms virtuais fornecem a capacidade de rastrear documentos usando grupos de permissão. Defina permissões para membros da equipa e terceiros.

Mantenha o controlo sobre a impressão de documentos e rastreie todas as ações realizadas com os seus documentos.

Ajuste várias possibilidades de configuração para (des)autorizar downloads. Escolha o formato adequado para os seus documentos, permita ou proíba o download para utilizadores diferentes e rastreie dispositivos usados para download.

Data rooms para devida diligência até permitem restringir as definições de visualização.

4. Tira proveito de fazer relatórios

Pode controlar qualquer ação feita a quaisquer documentos adicionados. Pode até mesmo eliminar um download de um documento não autorizado, remotamente.

Use recursos como agendamento de relatórios e relatórios em tempo real para obter todas as informações necessárias a tempo.

5. Simplifica comunicação

Graças a uma secção de perguntas e respostas (Q&A), pode obter uma resposta qualificada para qualquer pergunta que apareça ao usar a sala de dados.

A data room para devida diligência também é um ótimo lugar para agrupar toda a comunicação num só lugar. Use salas de chat em direto para delegar tarefas, obtenha informações de membros da equipa e esclareça detalhes.

Também pode obter acesso granular a tópicos, definir grupos de permissão, escolher um moderador e fornecer diferentes níveis de acesso a cada membro da equipa para simplificar o processo de devida diligência.

Resumindo

Certamente, qualquer escolha que faz tem um impacto no seu negócio. A decisão de simplificar o processo de devida diligência usando soluções tecnológicas modernas não só aumentará a produtividade, mas aumentará também os níveis de segurança.

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