4 Razões para NÃO enviar por Email Documentos Importantes da Empresa

Enviar documentos sensíveis por e-mail pode ser tentador. É tão simples quanto anexar os ficheiros e clicar em enviar. Deixe-nos dizer porque é que achamos que não é uma boa ideia.

1. Pode-se esquecer de encriptar o ficheiro 

Software como o Word, o Excel ou o Adobe possuem uma funcionalidade de criptografia embutida no programa – muitos utilizadores provavelmente não conhecem estas funcionalidades, ou esquecem-se delas. Isso resulta no envio de um ficheiro desprotegido.

Imagine alguém que invade a sua caixa de entrada e rouba esses ficheiros. Isso resultaria em danos colaterais e vazamento de dados que poderiam ter sido evitados com uma data room virtual segura

2. Pode enviar o ficheiro para a pessoa errada

Mesmo sem alguém hackear a sua caixa de entrada de e-mail, os ficheiros podem chegar às mãos erradas. Enviar um email para o destinatário errado acontece com mais frequência do que se pensa. Às vezes é preciso apenas um erro de escrita para enviar os ficheiros para o destinatário errado.

Pode até acidentalmente clicar no endereço de e-mail de um concorrente, enviando-lhe informações confidenciais que podem ser prejudiciais ao seu negócio – tudo o que é preciso é um simples passo em falso.

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3. O seu email pode ser reencaminhado para terceiros

Depois de enviar o seu e-mail para a pessoa correta, pode pensar que os seus ficheiros estão seguros, mas não há nada mais longe da verdade.

Qualquer email pode ser reencaminhado e não temos controlo sobre isso. Pode tentar proteger os seus ficheiros armazenando-os num serviço de hospedagem online. No entanto, pode esquecer-se quanto a dar ao destinatário pretendido a permissão apropriada para acesso a esses documentos.

4. O seu email pode ficar comprometido 

Há muitas pessoas on-line que estão apenas à espera que se cometa um erro. Elas estão a enviar e-mails enganosos que podem resultar no envio de documentos para o destinatário errado. De acordo com o Relatório Global de Phishing da Avanan, 1 de cada 25 e-mails de marca é uma tentativa de phishing.

Não é necessariamente culpa sua o facto de ser enganado, as pessoas que usam phishing para obter dados sensíveis são mestres na manipulação. Como há um aumento visível em ataques de phishing e trojan em todo o mundo, isso deve ser motivo suficiente para reconsiderar as suas soluções de partilha de ficheiros. Uma data room segura pode ser a chave para resolver os seus problemas.

Solução para partilhar dados sensíveis: Data Room Virtual 

Esta solução de partilha de ficheiros inclui protocolos de segurança especiais que mantêm os seus ficheiros seguros. Através de um processo de autenticação de dois fatores, consegue controlar quem vê os dados confidenciais e quando. Ao adicionar datas de validade aos ficheiros, pode proteger melhor os seus documentos. O software antivírus integrado do seu computador também adiciona outra camada de proteção. Desta forma, as data rooms virtuais defendem as suas necessidades de partilha de ficheiros.

Para obter a solução segura que é uma data room virtual para as suas necessidades de partilha de ficheiros, visite a nossa página principal para mais o seu melhor fornecedor de data rooms virtuais.


Referências:

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1. iDeals
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2. IntraLinks
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3. Datasite
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