Data rooms virtuais para Fusões e Aquisições (M&A)

O que são fusões e aquisições?

Acordos de fusões e aquisições (M&A) são quando duas ou mais empresas se unem para formar uma entidade comercial. O procedimento pode levar alguns meses a vários anos e consiste nas fases de integração exploratória, devida diligência e pós-fusão.

Fase Exploratória

No início do processo de M&A, um vendedor define o que espera da integração com a outra empresa e estabelece critérios para potenciais compradores. Mais tarde, eles contatam as empresas que atendem aos critérios, realizam uma análise de avaliação mútua e oferecem um candidato adequado.

Devida diligência

Assim que o potencial comprador, realiza uma análise completa do vendedor quanto aos seus ativos, passivos, métricas financeiras, base de clientes, recursos humanos e muito mais. O objetivo é garantir que a transação de M&A trará o valor esperado.

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Integração pós-fusão

Após a devida diligência bem sucedida, o processo de integração combina duas empresas numa. Os participantes de M&A integram as suas bases de conhecimento, combinam tecnologias e sistemas, decidem a política comum e a cultura corporativa comum, organizam novas estruturas de departamento e muito mais.

Como é que data rooms virtuais melhoram o fluxo de trabalho de Fusões e Aquisições (M&A)

Proteção melhorada

O nível de segurança oferecido pelas melhores data rooms virtuais para fusões e aquisições é muito semelhante à forma como as instituições financeiras protegem os seus ativos. 

Em conformidade com os padrões de segurança reconhecidos internacionalmente, eles encriptam todos os seus dados e implementam as práticas de segurança cibernética mais recentes, desde vários firewalls a autenticação de dois fatores. Além disso, com a ajuda de permissões de acesso personalizáveis, será possível controlar quais terceiros veem quais documentos.

Tempo e custo reduzido

Quando a sua data room para M&A está disponível numa base de pagamento à medida que a utiliza, não se torna necessário gastar uma fortuna para manter um centro de processamento de dados físico – já para não dizer que os seus compradores poupam em despesas de viagem.

Além disso, devido a várias funcionalidades avançadas, uma data room virtual automatiza muitos processos, tornando muito mais fácil e mais rápida a gestão de documentos e a forma como se lida com problemas. Além disso, permite-lhe gerir vários acordos no seu espaço de trabalho virtual.

Comunicação melhorada

Com todos os documentos necessários à mão, os compradores não precisam de viajar para a sua data room física sempre que precisarem de mais informações – eles podem chegar até si com uma pergunta ou um pedido a qualquer momento. Isso permitirá que colabore com empresas de todo o mundo, simultaneamente. Além disso, permite-lhe simplificar o fluxo de comunicação usando as funcionalidades de Perguntas e Respostas (Q&A) e Discussão ao Vivo.

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Como preparar a data room

Carregar ficheiros

Com um fornecedor de data room de fusões e aquisições (M&A) melhor, o processo de preparação da data room é simples e rápido. Pode simplesmente arrastar e largar as pastas e ficheiros necessários para a janela de carregamento. Apenas tem de se certificar que os seus documentos estão corretos e atualizados.

Estruturar o sistema de ficheiros

Para permitir que os seus compradores encontrem rapidamente todos os documentos de que precisam, estruture o seu sistema de ficheiros. Além disso, crie uma pasta separada com todos os documentos não confidenciais exigidos por todas as partes no início das M&A e uma pasta com ficheiros altamente confidenciais solicitados pelas equipas de gestão de topo antes de fechar o acordo.

Convidar participantes para a data room

Assim que o seu sistema de ficheiros estiver pronto, dê as boas-vindas aos acionistas. Não importa quantos utilizadores você convide, uma data room permite atribuir várias permissões de acesso para controlar quem pode visualizar, transferir e imprimir determinados ficheiros. Desta forma, poderá simplificar o processo e evitar possíveis vazamentos de dados. 

Critérios para escolher uma data room para Fusões e Aquisições (M&A)

Funcionalidades de Segurança 

Embora data rooms virtuais sejam conhecidas pela sua segurança melhorada, o nível de proteção varia de fornecedor para fornecedor. Então, garanta que a sua data room virtual oferece o cômputo geral de funcionalidades de proteção de dados, como: 

  • Autenticação de Dois Fatores
  • Diferentes níveis de acesso aos documentos, incluindo um modo de visão restrita onde um utilizador apenas consegue ver uma parte do documento
  • Marcas de água dinâmicas que aparecem nos documentos sempre que alguém os vê, imprime, ou transfere.

Conformidade de Segurança 

Quando está a escolher o seu fornecedor de data rooms virtuais, garanta que:  

  • Estão em conformidade com as normas ISO27001 e SOC2
  • Usam segurança física, autenticação de dois fatores e vigilância avançada para protegerem os seus centros de processamento de dados
  • Que costumam acessar regularmente a fiabilidade do produto com a ajuda de especialistas independentes e que estão em conformidade com as práticas internacionais de desenvolvimento de software mais recentes

Relatórios 

A sua data room virtual deverá permitir que mantenha registo de todas as ações, que defina os grupos mais ativos, e que identifique as secções de documentos mais frequentemente visitadas. 

Uma função embutida de relatórios e análises, como esta, irá ajudá-lo a tomar decisões críticas antes que seja tarde demais. Por exemplo, se os representantes do lado da compra gastarem muito tempo em determinados documentos, eles provavelmente têm preocupações, as quais poderá abordar proativamente.

Facilidade de uso 

Uma transação de M&A comum, implica a partilha e revisão de milhares de documentos. Uma data room virtual fácil de usar, com funções diversas de estruturamento de dados, pode acelerar este processo significativamente. Procure uma data room virtual que ofereça as seguintes funcionalidades:

  • Suporte para vários formatos de ficheiros
  • Acesso multilingue 
  • Interface de Utilizador Adaptada a telemóveis/uso móvel
  • Funcionalidade de scroll-through que permitem continuar facilmente para o próximo documento
  • Suporte para várias plataformas, incluindo iOS e Android 
  • Convites em massa

Perguntas e Respostas (Q&A) integradas

Usar o e-mail para responder a várias perguntas do lado da compra, implica problemas como riscos de vazamento de dados e possível confusão sobre quem viu o quê. Em vez disso, pense em data rooms virtuais com o recurso de Q&A.

Permitirá que controle o processo de Q&A, ordenando questões com base em grupos, pastas e áreas de especialização. Também pode gerar relatórios para ver que tipo de problemas os utilizadores enfrentam com mais frequência. Com base nessas informações, pode criar listas de perguntas frequentes (FAQ) pesquisáveis, para evitar responder às mesmas perguntas. 

Personalização

Um espaço de trabalho virtual com um estilo com as cores da marca da sua empresa e do seu logotipo certamente irá diferenciá-lo da concorrência. Tendo isso em conta, procure uma data room com uma funcionalidade de personalização superior.

Juntamente com o facto de lhe dar uma vantagem competitiva, também reduzirá o trabalho manual, permitindo que personalize, automaticamente, os seus documentos com marcas de água, rodapés e cabeçalhos.

Fusões e aquisições (M&A) são transações complexas e, para as concluir, precisa da melhor data room virtual com a maioria das caraterísticas listadas acima. Para simplificar o processo de escolha, consulte a nossa lista de fornecedores das data rooms virtuais.

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