Levantar fundos é difícil para todos, mas um data room pode facilitar esse processo e levar você ao resultado desejado. Aprenda como essa ferramenta pode ajudar sua startup.
Como startup, é essencial ter uma maneira segura e organizada de armazenar, acessar e rastrear documentos importantes. Além disso, com base em nossa experiência, empresas em estágio inicial se saem melhor quando conseguem compartilhar dados sensíveis com potenciais investidores e parceiros de maneira rápida e fácil. Por fim, as soluções de colaboração e gestão de fluxo de trabalho podem simplificar enormemente um complexo processo de due diligence e ajudar a encontrar os investidores certos para financiar a startup.
É por isso que os data rooms virtuais são a melhor escolha para que as startups comecem a trabalhar, evitando os motivos mais comuns de falha.
O que é um data room virtual para startups?
Um data room para startups é um software baseado em nuvem para armazenamento de arquivos, gestão empresarial e processamento de transações. Esses espaços virtuais servem como armazenamento de documentos, com opções para comunicação, processamento de diversas transações, acesso e colaboração em arquivos remotamente, entre outras funções.
Devido aos seus recursos avançados de segurança, as tecnologias de data rooms são tradicionalmente reconhecidas como software para fusões e aquisições (M&A), processos de due diligence e ofertas públicas iniciais (IPO). No entanto, o potencial dos data rooms vai muito além disso. Especificamente, ele serve como um instrumento para alcançar e impressionar investidores. Uma vez encontrado o investidor, o data room se torna uma solução para realizar operações com valor de transação otimizado e transparência nos negócios.
Por que uma startup precisa de um data room?
A resposta é simples: as soluções de data rooms virtuais permitem que a startup gerencie e proteja dados sensíveis, ao mesmo tempo em que permitem que as partes interessadas acessem e revisem as informações necessárias.
Além de fornecer armazenamento seguro e compartilhamento de documentos, os data rooms incluem vários recursos de colaboração segura que fortalecem as relações com os investidores e aceleram o fluxo de negócios.
Por fim, os data rooms virtuais para startups também podem ajudá-lo a cumprir as regulamentações de privacidade de dados. Ao ter um repositório seguro para informações confidenciais, a startup pode garantir que todos os dados sejam armazenados e acessados de acordo com a lei.
Benefícios do data room para captação de recursos em startups
Nossas descobertas indicam que os fundadores de startups têm muitas responsabilidades além da captação de recursos. Qualquer empresa jovem está constantemente em busca de uma vantagem sobre seus concorrentes e de soluções para proteger a documentação confidencial. Tudo isso se mistura aos desafios de gerenciar uma equipe em formação e visualizar os objetivos de longo prazo da empresa.
Insight: Data room virtual vs. armazenamento em nuvem genérico. Em alguns casos, quando os fundadores de startups não têm experiência com software de data rooms ou operam com orçamentos extremamente baixos, eles decidem usar plataformas de acesso público, como Google Drive ou Dropbox. No entanto, embora essas soluções permitam armazenar e compartilhar documentos, sua funcionalidade e mecanismos de proteção de dados não podem ser comparados a um data room para investidores.
Os data rooms oferecem ferramentas para tudo o que uma startup pode precisar, incluindo canais seguros para comunicação com investidores. E o custo do software de data room se traduz, em última análise, na melhor ferramenta para impressionar potenciais investidores sem comprometer a segurança da informação.
A seguir, apresentamos um resumo das vantagens que o acesso a um data room para captação de recursos oferece a uma startup.
Proteção contra vazamento de dados
Um vazamento de dados pode custar muito dinheiro e esforço para uma empresa e, eventualmente, destruir uma startup. É por isso que os provedores de data rooms virtuais de boa reputação protegem tanto os métodos de armazenamento quanto os de transferência de dados com métodos confiáveis de criptografia.
A combinação de protocolos de segurança permite monitorar o acesso aos dados, limitar as formas de interação dos investidores com eles e garantir que os erros humanos sejam eliminados com ferramentas como marca d’água digital e direitos de leitura somente.
Instrumentos adicionais que ajudam as startups a proteger sua propriedade intelectual e outros documentos confidenciais incluem:
- Autenticação multifatorial
- Permissões granulares configuradas para cada usuário ou investidor
- Acordos automáticos de confidencialidade (NDA)
- Relatórios de atividades
- Revogação de acesso remoto
Melhoria no alcance a investidores
Um data room oferece acesso regulado, mas fácil, a uma coleção organizada de dados relevantes e recentes. Ao aproveitar a centralização e as ferramentas de comunicação online, os fundadores de startups encontrarão rapidamente abordagens eficazes para atrair e engajar investidores.
Também é possível criar um espaço separado para lidar pessoalmente com um investidor líder, fornecer mais dados e facilitar as negociações.
Os recursos do data room para startups que são úteis neste caso incluem:
- Suporte a diversos formatos de arquivos
- Gerenciador integrado de perguntas e respostas (Q&A)
- Videoconferência integrada
Melhor imagem
Com o provedor certo, é possível fazer com que o data room compartilhe as mesmas cores e logotipo do site da empresa, proporcionando uma sensação unificada em todo o processo de captação de recursos. Uma startup também pode personalizar cada documento na lista de due diligence para corresponder à marca e gravar a imagem na mente dos investidores em potencial.
Algumas ferramentas que ajudam a causar uma boa primeira impressão são:
- Personalização de cores, logotipo e idioma
- Interface amigável
- Navegação fácil entre documentos, incluindo pré-visualização e pesquisa de texto completo
Processamento acelerado
Reunir e organizar toda a documentação de due diligence e outras informações confidenciais com antecedência pode acelerar significativamente a captação de capital. Os investidores precisam acessar muitos dados durante qualquer rodada de financiamento, desde a fase inicial até a série C. E quanto mais rápido um investidor puder revisar os documentos necessários, mais rapidamente tomará uma decisão.
As funcionalidades do data room para captação de recursos que aceleram o processamento de negócios para uma startup incluem:
- Listas de verificação e templates de due diligence pré-configuradas
- Indexação, classificação e rotulagem automáticas
- Upload em massa
- Chats individuais e em grupo integrados
Controle total
Os relatórios de atividades e as análises automatizadas permitem que os administradores do data room reúnam insights sobre quem acessou cada arquivo e quanto tempo interagiram com ele.
Por exemplo, os fundadores da startup podem usar as ferramentas de relatórios para:
- Atribuir tarefas e verificar o progresso de sua conclusão
- Avaliar os níveis de interesse de vários investidores
- Fazer ajustes organizacionais imediatos
O que incluir em um data room para startups
Um data room para investidores é a cara da startup. Os fundadores devem trabalhar com a equipe para incluir todos os documentos relevantes, artigos de imprensa, análises de mercado, apresentações em diversos formatos, e muito mais.
Insight: Um pitch deck perfeito. Um pitch deck atraente é mais do que uma tabela de capitalização com um logotipo. Os investidores precisam entender a missão e a visão da empresa, além de encontrar maneiras de se relacionar com sua cultura. Para chamar a atenção de investidores específicos, pode ser útil estudar as empresas do portfólio deles e perceber tendências de design e propósito que compartilham.
Quanto aos documentos que serão essenciais, aqui estão alguns grupos universais de documentos:
| Documentos da empresa |
Acordo de direitos dos investidores |
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Artigos reformulados de incorporação |
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Acordos de preferência e co-venda |
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Resumo do conselho de administração |
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Análise de mercado |
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| Documentos financeiros |
Demonstrações financeiras de lucros e perdas |
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Atualizações e projeções financeiras
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Relatórios de crescimento |
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Modelos financeiros |
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| Outros documentos |
Informações de propriedade intelectual, incluindo patentes e marcas registradas |
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Onboarding documents and hiring process structure |
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Employee contracts |
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Documentação de API |
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Propriedade de nomes de domínio |
Um provedor experiente de data rooms para investidores ofereceria uma lista completa da documentação necessária para um processo de due diligence eficiente e daria dicas valiosas sobre como estruturar um data room.
Navegando na captação de recursos e M&A com um data room
As startups utilizam data rooms virtuais para organizar rodadas de captação de recursos ou negócios de M&A. Como regra geral, sua aplicação depende do tamanho da empresa e da fase e natureza do negócio.
Quando as empresas tentam conseguir alguém para investir nelas ou comprá-las, preparam uma apresentação que mostra suas realizações e progresso mais significativos. No entanto, infelizmente, essas informações sensíveis são enviadas para outros que você não pode controlar, o que às vezes é arriscado.
Um data room virtual ajuda as empresas a gerenciar essa etapa. Ao colocar a apresentação online e fornecer o link aos acionistas, você pode ver quem a visualizou, quanto tempo levou e se compartilharam seus dados confidenciais com outros.
Além disso, um data room virtual é usado após a finalização de M&A para trocar relatórios sobre o desempenho financeiro e outras áreas críticas. Afinal, ainda é essencial continuar falando com seus investidores e fornecer-lhes atualizações valiosas quando o acordo for fechado.
Como escolher um data room virtual para uma startup
Os fundadores têm a importante missão de encontrar investidores adequados e garantir fundos para sua startup. Um data room para investidores é insubstituível nesse processo, pois permite focar no panorama geral em vez de nos detalhes organizacionais.
Nem todos os data rooms são igualmente adequados para startups. Os quatro fatores a seguir ajudarão a filtrar os provedores que auxiliarão na captação de capital sem prejudicar o orçamento ou exigir muito tempo.
Segurança
A segurança dos documentos é essencial para um data room de startup, e não há muito espaço para compromissos. No entanto, ainda é possível navegar entre diferentes níveis de avanços em segurança. Para garantir que o processamento do negócio seja conveniente para cada investidor e, ao mesmo tempo, que as informações confidenciais não sejam comprometidas, uma startup precisa dos seguintes recursos:
- Centros de dados físicos em local seguro, que passam por auditorias regulares de terceiros
- Vários níveis de direitos de acesso ao data room
- Criptografia SSL de 256 bits aplicada aos arquivos em repouso e em transferência
- Marcas d’água e alertas de NDA para documentos extremamente sensíveis
Funcionalidades necessárias
Os fundadores de startups não precisam de muitos recursos de um data room virtual nas primeiras etapas. Por exemplo, a criptografia gerenciada pelo cliente ou fluxos de trabalho em nível empresarial não se aplicam ao processo de captação de recursos, e não há razão para pagar a mais por eles.
Para criar um ambiente de negócios equipado, mas simples, para a empresa e os investidores em potencial, o data room deve oferecer ferramentas como:
- Soluções intuitivas para upload e organização de documentos
- Opção para classificar membros da equipe e seus privilégios de acesso em grupos
- Visitantes convidados ilimitados
- Análises de atividades
Preço
Cada provedor tem uma abordagem distinta para o modelo de precificação dos data rooms virtuais. Por exemplo, contratos de assinatura de longo prazo ou planos fixos com amplas permissões de usuários e armazenamento não são adequados para uma startup.
Os modelos de preços que funcionarão melhor para startups são:
- Por projeto
A captação de recursos é um projeto único que normalmente não requer vários data rooms. Investidores e representantes da startup terão espaço suficiente para se comunicar, desde que o provedor ofereça armazenamento e usuários convidados suficientes.
- Por página
Um data room para captação de recursos terá uma quantidade relativamente limitada de documentos da empresa, então o custo final não deve ser muito alto. No entanto, vale mencionar que a precificação por página pode sair do controle se a empresa crescer ou adquirir outros negócios.
- Por armazenamento
Documentos de texto não ocupam muito espaço, o que torna os pagamentos por gigabyte lógicos. No entanto, caso o data room precise acomodar mais formatos de dados, como vídeos ou áudios, a conta aumentará significativamente.
- Por usuário
Esta abordagem é perfeita quando não há muitos membros da equipe. Desde que os investidores possam participar do processo por meio de acesso gratuito para convidados, os fundadores não precisarão investir muito.
Teste gratuito
Os testes gratuitos são extremamente úteis para testar um data room específico sob a perspectiva dos requisitos de uma startup. Administradores e usuários podem usar o período de teste para praticar o uso do software, simular apresentações para investidores e planejar a organização dos documentos.
Nota: Um teste gratuito não é o mesmo que uma demonstração gratuita. Períodos de teste significam acesso à funcionalidade da plataforma por um determinado período sem nenhuma obrigação de compensação. E uma demonstração é uma introdução organizada pelo provedor às funcionalidades do software, geralmente por meio de uma videochamada.
Avaliações de provedores
Antes de configurar um data room virtual, a startup deve explorar todos os comentários disponíveis em plataformas de avaliação independentes. As avaliações mais valiosas incluirão opiniões de investidores ou ex-buscadores de fundos e apresentarão informações sobre a usabilidade do software, recursos e qualidade do atendimento ao cliente.
Outros aspectos de um data room para captação de recursos que podem ser avaliados por meio de avaliações incluem personalização, acessibilidade e adaptabilidade às mudanças do mercado.
Com base em nossas observações, escolher um software altamente seguro e repleto de recursos para sua equipe pode ser um desafio. Ainda assim, você pode confiar na escolha preferida dos usuários, Ideals. É o melhor data room para startups, oferecendo tudo o que você precisa para acelerar o crescimento e as oportunidades de investimento em 2024.
Pontos chave sobre os data rooms para startups
Com a recessão econômica continuando em 2023, as startups podem enfrentar tempos difíceis. Mais especificamente, quatro em cada cinco startups estão em risco de falir, o que seria a maior extinção de negócios em estágio inicial desde a crise financeira de 2008.
No entanto, também existem razões para ser otimista em relação ao início de um negócio em 2024. E o que é de grande importância no mundo empresarial digitalizado de hoje é a ferramenta que você escolhe para atrair e cooperar com os investidores. Portanto, os data rooms virtuais podem se tornar a sua chave para o sucesso durante esse período desafiador!
Você pode encontrar as melhores ferramentas de data rooms virtuais para sua startup em nossa página principal.
