Data rooms virtuais para devida diligência: benefícios e critérios

A devida diligência é o processo necessário para verificar todos os factos e informações financeiras importantes, bem como todos os dados mencionados ao longo do negócio de M&A ou do processo de investimento. Antes do encerramento de uma transacção, é efectuada a devida diligência para assegurar que o comprador sabe exactamente o que está a comprar.

A diligência devida visa equipar o comprador com toda a informação de que necessita para tomar a decisão correcta. Se a equipa de due diligence encontrar quaisquer problemas, terão de decidir se abandonam o negócio ou o modificam. Mas se tudo parecer estar bem, o comprador e o vendedor podem prosseguir com a transacção.

Nas transacções M&A, a diligência devida permite ao comprador verificar informações relevantes sobre a empresa que pretende adquirir. Para ajudar nesta tarefa, as empresas precisam de uma data room virtual adequada, e neste artigo, cobriremos tudo o que precisa de saber sobre data rooms virtuais para a devida diligência.

O que é uma data room para a devida diligência?

Uma data room de due diligence é um espaço seguro de armazenamento em nuvem onde muitas partes em acordos de M&A podem partilhar documentos necessários e dados sensíveis. Pode ajudar no armazenamento e troca dos principais documentos comerciais, legais e financeiros que podem ser exibidos a potenciais investidores para revisão e análise antes do início de uma parceria.

Após autorização do vendedor e assinatura do NDA, os investidores e potenciais compradores podem simplesmente aceder a data rooms de due diligence. Em comparação com uma sala de dados padrão, uma escolha inovadora e actualizada é flexível, económica, e útil.

O administrador pode conceder o acesso aos documentos essenciais a vários utilizadores autorizados, e o grau de acesso de cada utilizador é controlado pelo administrador. Os dados na data room virtual podem ser carregados e descarregados pelo administrador.

Porquê utilizar data rooms virtuais para a devida diligência?

O processo de due diligence envolve várias pessoas que trabalham numa miríade de documentos confidenciais e dados sensíveis, desde o início das transacções comerciais até à sua integração pós-fusão. Sem as devidas precauções, esta fase das M&A pode comprometer seriamente a segurança dos dados.

É aí que entra o software da data room virtual. Fornece um ambiente seguro para múltiplas partes armazenarem e distribuírem os documentos e informações necessários.

Assegurando uma protecção de dados de alto nível, uma data room virtual diligente facilita comunicações sem problemas e trocas seguras de documentos entre partes do lado do vendedor e do lado do comprador. As pessoas certas obtêm fácil acesso a dados relevantes e podem partilhar relatórios e progressos sem se preocuparem com violações de dados.

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Uma solução de nuvem de data room ajuda a assegurar que a devida diligência é feita de forma completa e rápida. Para além das razões mencionadas acima, os profissionais utilizam salas de dados virtuais para:

Proteger os seus dados e propriedade intelectual

A data rooms virtual coloca-o no controlo dos seus dados a todo o momento. Através da utilização de funções de utilizador baseadas em permissões, pode gerir especificamente o acesso dos utilizadores e quem pode ver os dados que submete. Para maior segurança, pode rapidamente marcar todos os papéis com um carimbo de data/hora, nome, e endereço de correio electrónico.

Todos os utilizadores devem assinar um acordo de não divulgação antes de entrarem na data room de negociação, para que possa descansar facilmente sabendo que a sua informação confidencial é segura.

Maximizar o sucesso do acordo

A data room também simplifica a construção de uma atmosfera de leilão que impulsiona as transacções, dando-lhe visibilidade às actividades da sala de dados através de relatórios de pista de auditoria e permitindo-lhe ter uma melhor imagem de quem está realmente interessado na sua transacção com base nos seus comportamentos na plataforma. Isto é realmente benéfico para os vendedores.

Acelerar todo o processo

A devida diligência e a realização de negócios podem ser demoradas, mas as capacidades de uma data room podem ajudar a acelerar as coisas. Para começar, a data room virtual é de fácil utilização, e mesmo aqueles que são inteiramente novos a utilizá-la frequentemente não necessitam de qualquer formação ou explicação; isto poupa tempo a ambas as partes.

Para não acrescentar, do início ao fim, a configuração da sua data room virtual demora menos de 15 minutos. Depois disso, estará pronto para começar.

Poupe os valiosos recursos da empresa

Uma sala de dados tradicional pode vir com uma grande etiqueta de preço e custos escondidos, enquanto uma data room virtual permite-lhe saber exactamente no que se está a meter. Só tem de pagar uma taxa fixa, que cobre armazenamento sem limites e utilizadores à sua discrição. Não há surpresas aqui.

Critérios a considerar ao escolher uma data room virtual para a devida diligência

Nem todas as data rooms virtuais são criadas de forma igual. É necessário prestar muita atenção às características obrigatórias para um processo de due diligence bem sucedido.

Segurança

Para prevenir violações de dados, escolher uma data roomde diligência que proporcione segurança avançada de dados e gestão de direitos digitais. Deve assegurar a protecção de documentos com características como encriptação de 256 bits, retalhamento remoto, marca de água automática, modo de visualização restrita, visualização segura de folhas de cálculo, políticas de acesso detalhadas, e protecção antivírus.

O controlo de acesso total é uma obrigação. É fundamental poder atribuir o acesso com base no título do emprego e deveres. Caso contrário, a informação confidencial pode ser lida por aqueles que não têm qualquer ligação com a mesma. Nem sempre é esse o caso, e pode ter resultados desfavoráveis.

A data room deve fornecer um perfil de permissão único aos utilizadores que permita o acesso apenas a ficheiros e pastas específicos. Deve também acompanhar as actividades dos utilizadores e fornecer registos de auditoria.

Conformidade de segurança

Mas como assegurar que os fornecedores da data room de diligência são tão seguros como afirmam ser? Permita a presença do programa internacional de certificação de terceiros para fazer a conversa. Escolha uma data room virtual com certificação ISO27001, certificação SSAE 16, certificação HIPAA, e em conformidade com SOC2. Devem também estar em conformidade com normas internacionais, tais como o OWASP e o Microsoft Secure Development Lifecycle.

Facilidade de utilização

Facilitar a utilização da data room pelos utilizadores com diferentes antecedentes profissionais e know-how tecnológico para a devida diligência. A data room virtual deve fornecer uma interface intuitiva que assegure que qualquer pessoa possa utilizá-la e aceder facilmente aos ficheiros necessários sem necessitar de formação intensiva.

A data room deve ser acessível a partir de todos os dispositivos. Também não deve exigir plug-ins ou software sofisticado e deve ser compatível com Windows, macOS, Android, e iOS. Além disso, tem de ter uma interface de utilizador responsiva que funcione perfeitamente em dispositivos móveis.

Suporte Multilingue

A sua equipa de due diligence pode envolver pessoas de diferentes nacionalidades. Certifique-se de que a sua data room virtual tem as características multilingues necessárias para acomodar utilizadores de diferentes origens étnicas e geográficas. Isto é especialmente crucial para negócios de fusões e aquisições transfronteiriças, e assim, uma data room para fusões e aquisições será essencial.

Perguntas e respostas integradas e chat

O processo de due diligence envolve transacções complexas que podem levantar muitas questões. Facilitar o intercâmbio, escolhendo uma data room virtual que proporciona uma forma eficiente de colocar perguntas e fornecer respostas. A data room para a devida diligência deve também permitir chats seguros para uma comunicação sem falhas.

Demonstração gratuita

Uma das melhores formas de garantir que está a utilizar a melhor data room de diligência para as suas necessidades é utilizá-la. Poderá querer experimentar a plataforma antes de se comprometer com ela, e uma demonstração gratuita permite-lhe fazer exactamente isso.

Ao escolher um fornecedor de data room virtual perfeito, pode fazer uma escolha entre as data rooms de topo que seleccionámos cuidadosamente através de vários critérios.

Como utilizar uma data room com a devida diligência?

Importar um modelo de pedido pré-fabricado é a forma mais simples de começar a utilizar uma due diligence data room. A data room e a estrutura de pastas são automaticamente fornecidas e estruturadas quando já se dispõe de um modelo pré-fabricado.

Os utilizadores podem então começar a satisfazer os pedidos arrastando e largando os ficheiros necessários para a plataforma. Podem também delegar tarefas de trabalho, conversar com outros utilizadores, e convidar novas pessoas para a sala.

Para começar com uma data room, siga estes passos:

1. Encontre o fornecedor de data rooms mais adequado para a devida diligência. Encontrar o melhor fornecedor de data rooms para as necessidadecs do seu projecto entre dezenas de fornecedores de sala de dados é o aspecto mais demorado da criação de uma due diligence data room. As estruturas de preços, funcionalidade, e categorias de casos de utilização de fornecedores de salas de dados virtuais diferem. Embora a reacção inicial de todos seja fazer uma selecção baseada no preço, este deve ser realmente o último aspecto a considerar. Em vez disso, concentre-se no valor único que cada fornecedor pode trazer à estratégia de negociação da sua empresa.
2. Escolha um plano adequado. A melhor opção é escolher um software que cobra um custo fixo pelos seus serviços. Terá mais flexibilidade para gerir ficheiros, envolver outras pessoas, e completar todas as fases do seu projecto desta forma. Escolha um plano com base na quantidade de dados que pretende guardar na data room e na dimensão da sua transacção. Quanto maior for o número de indivíduos e dados envolvidos, maior será o custo.
3. Comece um teste gratuito e obtenha a lista de verificação de due diligence da data room. Peça uma lista de verificação da data room de diligência ao seu fornecedor, para que possa reunir todas as informações relevantes com antecedência e criar um layout lógico da sala de dados. Irá adicionar, remover, e alterar os ficheiros dentro da sala de dados à medida que o negócio avança. Contudo, é normalmente uma boa ideia começar com um fluxo de documentos pré-desenhado.
4. Certifique-se de que a estrutura da pasta automática é correcta e fácil de compreender. Faça um esboço para a sua data room de due diligence usando a lista de verificação de due diligence. Depois, dependendo da natureza específica do estilo da sua empresa, faça as alterações necessárias.
5. Comece por fazer o upload de documentos. Transfira os seus dados para o software da data roomquando todas as pastas e subpastas estiverem prontas. Preste muita atenção ao nome dos documentos e à sequência em que estes aparecem em cada pasta.
6. Adicione utilizadores, e atribua funções de tarefas, datas de vencimento e prioridade. Configure permissões avançadas para cada parte do negócio para controlar o acesso, e envie convites para múltiplos utilizadores para a sala de dados virtual da due diligence. Utilizar uma função de personificação do utilizador para assegurar que todos tenham acesso à informação de que necessitam e para verificar a segurança dos documentos sensíveis.

Benefícios da utilização de data rooms virtuais para a devida diligência em vez de salas de dados físicos

Muitas empresas que estão a utilizar a data room de due diligence notam uma melhoria na produtividade da empresa, resultando em melhores resultados de negócio. Uma sala de dados virtual fiável oferece os seguintes benefícios:

Segurança dos dados

O software da due diligence data room deve cumprir normas rigorosas de segurança e conformidade, incluindo SOC 1, SOC 2 Tipo II, HIPAA/ITAR, ISO 27001, e outras. Ao escolher uma data room virtual para a devida diligência, vale a pena verificar todas as certificações de segurança no website oficial do fornecedor.

Ao comparar uma sala de dados física com a virtual, notará uma diferença significativa no nível de segurança. Falhas humanas e mecânicas não são permitidas em data room em linha. Além disso, as soluções da Internet permitem à organização regular quem tem acesso à data room virtual de diligência e aos seus dados confidenciais durante o processo de diligência.

Para assegurar que os documentos cruciais que submete são completamente protegidos, os fornecedores de data rooms virtuais utilizam tecnologias de segurança extremamente elevada, incluindo encriptação de dados e rastreio de actividades. É difícil para outras partes imprimir, copiar, ou alterar certos documentos sem a sua aprovação.

Acessibilidade

A due diligence data room online é uma escolha de fácil utilização que torna a gestão do seu negócio mais fácil. Não precisa de ir ao escritório para assinar alguma papelada ou ver as informações sobre a transacção.

Os serviços de data room virtual estão disponíveis em qualquer altura, 24 horas por dia, 7 dias por semana. A sala de dados inclui excelentes ferramentas de gestão de ficheiros, tais como o carregamento de ficheiros por arrastar e largar, o que acelera o processo de carregamento. Existem outras características que tornam a gestão de documentos mais eficiente, incluindo um leitor de ficheiros incorporado, pesquisa em documentos, e indexação.

Uma das vantagens mais importantes da data room virtual é a sua presença num servidor fiável e seguro, que garante um acesso seguro à Internet 24 horas por dia, sete dias por semana.

Gestão simples de documentos

À medida que a tecnologia avança, as soluções de software tornar-se-ão inevitavelmente mais fáceis de utilizar. As pessoas que utilizam adata room virtual da due diligence terão diferentes graus de experiência informática, pelo que é fundamental que o procedimento seja o mais simples possível para todos.

Essencialmente, quanto mais fácil for o tratamento de documentos, mais rapidamente a compra avançará. A redução do tempo do processo de due diligence ajuda no encerramento de todo o tipo de negócios.

Preço do serviço

Algumas pessoas assumem que as data rooms de due diligence só estão disponíveis para grandes organizações. Os clientes, por outro lado, pagarão menos por este serviço do que pagariam pelo seu armazenamento físico. Como resultado, outro benefício da adopção da plataforma é o custo. A organização e o fornecedor debatem o conjunto necessário de funções e o preço.

Flexibilidade

Para além das características mencionadas, a grande maioria dos fornecedores de serviços de data rooms virtuais também dará uma actividade de registo útil, e uma variedade de outras características, todas elas contribuindo para a facilidade dos utilizadores de serviços de dados.

Nas data rooms virtuais, poderá manter um registo das actividades de entrada e saída de todos os membros da equipa. Poderá também observar quanto tempo os visitantes passaram a ver uma página e qual o conteúdo que recebeu mais atenção. Poderá também utilizar recursos de rastreio para organizar melhor as actividades e acompanhar o progresso do projecto.

Controlo total de documentos e actividades

Para os investidores, existe um risco menor. O acesso constante aos papéis é um aspecto inevitável de uma colaboração eficaz. Os dados essenciais podem ser vistos pelo investidor em qualquer altura. Como resultado, um dos principais objectivos da devida diligência na data rooms é reduzir o risco e assegurar uma colaboração segura baseada na confiança e compreensão mútuas.

As organizações continuam a utilizar serviços de partilha de ficheiros. São utilizados para transacções únicas, bem como numa base regular. O seguinte material dá uma rápida visão geral das data rooms e explica porque é que o novo software está a dominar o mercado.

Comunicação transparente e eficaz

Os canais de comunicação digital têm-se erguido para a ocasião enquanto as discussões ao vivo se desvanecem para o fundo. Enquanto outros argumentam que a realização de negócios virtuais nunca será capaz de substituir o poder de um aperto de mão, muitas empresas ajustaram-se e saudaram o novo paradigma.

Quanto mais se puder fazer dentro da data room virtual para a devida diligência, melhor. Isto inclui o envio e recepção de mensagens, bem como a realização de chamadas de vídeo e áudio. As ferramentas de comunicação devem ser tão simples e directas como o resto das capacidades da data room.

Resumindo

No mundo digital actual, a utilização de uma sala de dados físicos já não é necessária. Durante acordos ou transacções comerciais críticas, erros humanos e erros criados automaticamente não são possíveis.

As data rooms virtuais oferecidas pelos principais fornecedores são completamente automatizadas e não requerem qualquer intervenção humana para funcionar. A data room, que é completamente segura e protegida, permitirá armazenar, examinar e trocar informações essenciais com potenciais investidores da forma mais benéfica e eficaz possível.

Visite a página principal para comparar e escolher um dos principais fornecedores de data rooms para as operações de due diligence.

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