Provedores das salas de dados virtuais
Provedores das salas de dados virtuais
Encontre a plataforma certa para o seu projeto. Compare os melhores fornecedores por características, segurança e comentários.

Por que as salas de reunião virtuais são vitais para todos os negócios?

Já ouviu falar do software de gestão para salas de reuniões? Se não tiver ouvido, continue a ler. São um instrumento vital para todos os negócios modernos que querem ter sucesso.

Consoante uma empresa evolui e cresce, torna-se mais difícil gerir o Conselho de Administração de forma adequada. O número de líderes cresce, a comunicação fica mais complicada e o dono da empresa sente-se nostálgico relativamente ao tempo em que existiam apenas duas pessoas na liderança. É fácil manter os processos a executar de forma eficaz quando há apenas algumas pessoas a participar. Mas, como a empresa aceita novos diretores, cada reunião do Conselho é encarada como um verdadeiro desafio.

Felizmente, a tecnologia presenteou-nos com software de gestão para reuniões e os proprietários comerciais não devem desperdiçar este útil instrumento. Primeiramente, é uma ferramenta segura para o armazenamento de todos os documentos confidenciais da empresa. Pode carregá-los para a nuvem, aceder a eles e compartilhá-los facilmente. Tal software permitirá que os membros da liderança estudem os arquivos antecipadamente e se preparem para acontecimentos futuros. Ficará surpreendido com a rapidez e eficácia das suas reuniões de Conselho quando todos participarem devidamente preparados.

corporate meetings

Uma segurança perfeita para dados sensíveis

Sem dúvidas, é muito conveniente guardar todos os documentos online onde são fáceis de encontrar desde qualquer localidade a qualquer momento. Mas, também, é muito seguro. Todos os fornecedores do software têm muito cuidado com a segurança dos servidores. Os vendedores utilizam a encriptação mais confiável para manter os criminosos distantes dos dados dos utilizadores. Normalmente, o nível de proteção é testado por organizações independentes que podem dar uma opinião imparcial acerca da confiabilidade do armazenamento.

A segurança fica ainda maior com a autenticação através de dois fatores. Previne “logins” não autorizados porque o utilizador precisa de realizar mais ações do que simplesmente digitar o utilizador e a senha. Normalmente, têm de inserir um código que é enviado para o telemóvel ou utilizar qualquer outro método de autenticação oferecido.

O administrador do portal do Conselho pode controlar o limite de acesso que os outros têm. Tal fato pode ser alterado a qualquer momento. Ainda, o presidente da sala de reuniões pode eliminar rapidamente determinados documentos em caso de extrema necessidade. Aconteça o que acontecer, pode estar completamente seguro de que os seus dados não cairão nas mãos erradas.

Uma melhoria significativa na comunicação

A sala de reuniões virtual é ótima para manter a interação estável e ativa. Os participantes podem discutir assuntos em chats públicos e marcarem os documentos relevantes que apoiam os seus pontos de vista. Além disso, podem criar chats mais pequenos onde vários membros do Conselho podem conversar sobre tópicos confidenciais ou discutir problemas relevantes apenas para determinados departamentos.

Outra ferramenta útil é a votação. A utilização da ferramenta permita que o Conselho crie votações e tome decisões sobre problemas menores que ocorrem durante as reuniões. Poupará tempo porque os diretores podem discutir sobre tudo, encontrar soluções, criar uma tarefa e atribuí-la virtualmente ao empregado. Portanto, não haverá necessidade para se encontrarem.

Ter atenção aos novos participantes do Conselho

Pode gravar a reunião e armazenar as informações no portal do Conselho, para que outros possam aceder a ela em caso de necessidade e refrescar a memória. Pode ajudar-nos muito a construir novas relações. Também poderá compartilhar esta informação com novos parceiros ou diretores, para que possam estudar os dados e entender o que está a acontecer. Desta forma, outros membros do Conselho não precisarão desperdiçar tempo a explicar a situação ao novo colega ou parceiro.

 

Em alguns campos – por exemplo, Cuidados de Saúde – as salas de reunião podem tornar-se uma ferramenta vital. As empresas podem compartilhar facilmente informação necessária com terceiros que participam nas reuniões de tempos a tempos e comunicar com eles. É possível criar várias áreas de trabalho separadas no portal do Conselho. Poderá decidir quais os dados que tais terceiros poderão ver e dividir a interação com eles numa secção separada. É realmente conveniente, especialmente se o negócio precisar gerir relações com várias partes que não participam em todas as reuniões.

 

As salas de reunião virtuais não são apenas um armazenamento em nuvem para os dados da empresa. Ao utilizá-las, os diretores podem pausar votações e decidir problemas menores, comunicar uns com os outros eficazmente e rastrear o desempenho de toda a empresa. Certamente, por melhor que seja esta tecnologia, terá de investir algum tempo e esforço nela para fazê-la funcionar eficazmente. Ainda, é um trabalho significativamente mais fácil do que a gestão manual do Conselho.