Como configurar um data room virtual: Guia de introdução para iniciantes

Os data rooms virtuais poupam muito tempo e esforço para as empresas fazerem negócios, fornecendo aos participantes todas as ferramentas necessárias para um trabalho em equipe eficiente, due diligence simplificada e um espaço seguro para manter informações confidenciais.

Este guia falará sobre os desafios da configuração de um data room virtual, fornecerá etapas eficientes sobre como configurar um data room adequadamente e oferecerá algumas das melhores práticas para maximizar o uso do data room.

Desafios relacionados à configuração de um data room virtual

Embora a segurança e a intuitividade inigualáveis sejam naturais nos data rooms virtuais, as equipes ainda podem enfrentar desafios na seleção e na configuração do software. Portanto, você deve conhecer as principais preocupações para lidar com elas com sucesso.

• Conformidade com as normas. A maior vantagem da conformidade é que ela diminui a possibilidade de multas, penalidades, processos judiciais ou o fechamento da empresa. Por exemplo, se você desconsiderar as precauções de segurança, corre o risco de receber uma multa significativa das autoridades. Quanto mais avançado for o software de data room, maior será a conformidade da qual você poderá se beneficiar, independentemente do setor. Normalmente, os repositórios on-line mais seguros estão em conformidade com o GDPR, ISO/IEC 27001, SOC e HIPAA.
• Adoção pelo usuário. Além de saber como criar um data room, você também precisa considerar coisas que determinam a adoção rápida e tranquila do usuário. Especificamente, a integração fácil é possível se a interface do data room, a navegação nos documentos e as ferramentas de colaboração forem intuitivas. Para evitar a degradação do desempenho devido à má adoção do usuário, teste o software para verificar a facilidade de uso, designe superusuários para ajudar os outros, realize o treinamento do usuário do sistema e forneça suporte pós-implementação. Alguns serviços de data room auxiliam as equipes na integração e no uso do data room virtual 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Configurações de permissão. Os data rooms permitem que você conceda acesso para que todos possam ver apenas os documentos de que precisam. Assim, um número ilimitado de usuários pode trabalhar na sua plataforma sem riscos à segurança e à integridade dos dados. Além disso, você sempre pode editar as permissões de pastas e arquivos posteriormente, conforme necessário. Os administradores podem definir permissões para membros do grupo, pastas pai e muito mais. O desafio é que erros nas configurações de direitos de acesso podem causar vazamentos e perdas financeiras. Felizmente, os provedores permitem ver o data room pelos olhos de outro usuário com o recurso de personificação de segurança do usuário.

Etapas envolvidas na configuração de um data room

Um data room virtual é certamente um ambiente seguro para armazenar e trocar documentos confidenciais e gerenciar projetos durante a due diligence e outros negócios complexos. No entanto, a eficácia da solução depende em grande parte de como você a configura.

Então, como preparar seu data room de forma a trazer o máximo de benefícios? Basta seguir as etapas abaixo e obter o que você precisa.

1. Escolha um provedor de data room virtual

Embora os sistemas de VDR sigam os mesmos procedimentos de configuração, nem todos os fornecedores têm os mesmos recursos extras, custos ou opções de suporte ao cliente. É essencial escolher um fornecedor que atenda perfeitamente às suas necessidades. A escolha é bastante ampla, mas não é tão difícil tomar a decisão certa se você compilar uma lista de algumas empresas que melhor atendam às suas necessidades comerciais. Aqui estão os critérios que você pode usar ao procurar um fornecedor de data room:

• Seu setor. Embora existam muitos fornecedores versáteis, comece com marcas que ofereçam soluções personalizadas para empresas de seu setor de atuação para garantir que o data room tenha todos os certificados e recursos necessários.
• As funções de que você precisa. Embora algumas empresas não precisem de recursos avançados, como personalização e IA integrada, outras podem se sentir limitadas se um data room virtual não tiver ferramentas específicas.
• O orçamento. É importante ter ferramentas adicionais a bordo, mas a conta do data room não deve ser um fardo para sua empresa.
• Avaliações. Os provedores sempre dizem tudo o que há de melhor sobre seus produtos. Mergulhe em avaliações reais e depoimentos de clientes para ver o panorama geral.

E quando você encontrar a opção perfeita, não se apresse. Primeiro, use o período de avaliação ou uma versão de demonstração que o fornecedor oferece para ver se o software realmente atende às suas necessidades.

2. Prepare os documentos

Atualmente, a maioria das empresas tem seus documentos confidenciais já digitalizados. Para essas empresas, não será um problema preparar os arquivos para o upload e descobrir quais deles devem entrar no data room.

No entanto, você deve verificar novamente se ainda restam alguns papéis físicos – se achar que pode precisar deles no data room, digitalize-os. Certifique-se de que todos os documentos estejam atualizados e, se tiverem sido digitalizados, verifique se todas as informações estão perfeitamente visíveis.

Como a maioria dos provedores de data room permite que os usuários criem vários espaços de trabalho, é necessário dar aos diferentes projetos nomes claros e sonoros que não permitam que você os misture. O ideal é que você tenha um espaço de trabalho separado para a manutenção de documentos internos se for usar um data room virtual, e não apenas durante as negociações. Se você tiver esse espaço de trabalho em seu VDR, é fundamental que você e seus funcionários possam distingui-lo de outros projetos para que ninguém dê acesso a terceiros a arquivos altamente confidenciais.

3. Faça upload e organize arquivos

Os data rooms modernos oferecem um recurso de arrastar e soltar que permite aos usuários fazer upload de documentos em massa sem problemas. Usando essa função para a configuração do seu data room, você pode mover toda a hierarquia da estrutura de arquivos e pastas, caso já tenha uma estabelecida no seu dispositivo. O data room virtual os indexará automaticamente e você terá um espaço de trabalho pronto para uso.

Além disso, o trabalho com documentos será rápido e tranquilo graças ao visualizador de documentos, que permite visualizar documentos baseados em texto e arquivos do Excel diretamente na plataforma.

Além disso, você pode criar uma estrutura de arquivos no VDR para organizar e classificar os documentos. Para isso, crie pastas separadas para agrupar os documentos ao fazer o upload de arquivos. Por exemplo, você pode dar às suas pastas os seguintes nomes:

• Documentos corporativos gerais
• Capital social e títulos
• Finanças e impostos
• Propriedade física e ativos
• Propriedade intelectual

Obviamente, os tipos de documentos para a estrutura de pastas do data room serão diferentes, dependendo de sua necessidade para um processo de due diligence ou uma transação imobiliária. Essa estrutura é uma excelente diretriz para a organização do seu espaço de trabalho se você estiver usando um data room para manutenção de documentos.

4. Personalize a interface, os e-mails e os contratos

Alguns provedores permitem que você personalize os data rooms virtuais e os e-mails de convite com as cores e o logotipo da sua empresa. Use esse recurso para criar uma experiência tranquila para terceiros e causar uma boa impressão. Alguns fornecedores também permitem que os usuários personalizem o contrato de não divulgação que os convidados terão de assinar antes de acessar o software de data room. Esse é um recurso importante porque esses acordos permitem que você proteja ainda mais seus documentos.

Além disso, os provedores avançados geralmente oferecem recursos para personalizar marcas d’água com cores e padrões de acordo com seu gosto. Além disso, com o melhor software, é possível personalizar cabeçalhos e rodapés de arquivos PDF que podem ser baixados ou impressos.

5. Adicione funcionários

Dependendo do preço do data room virtual escolhido, é possível adicionar um determinado número de usuários administrativos ao data room. Determine em quem você pode confiar a integridade das informações confidenciais e adicione esses membros da equipe ao espaço de trabalho. Em seguida, você pode convidar usuários que não precisam ter controle sobre os documentos para trabalhar com eles – você pode conceder a esses usuários permissões de acesso somente para visualização.

Quanto às permissões de arquivo, elas podem ser diferentes dependendo do provedor, mas alguns exemplos de permissões comuns incluem visualização, download de originais, download e edição:

• Visualização – os usuários podem visualizar arquivos com uma marca d’água
• Download de arquivos originais – os usuários podem visualizar, imprimir e fazer download de arquivos originais sem marca d’água
• Download – os usuários podem imprimir e fazer download de documentos com marca d’água
• Edição – os usuários podem editar o índice, fazer upload de documentos, mover, sobrescrever, renomear e excluir arquivos

6. Preencher a seção de perguntas e respostas

Esse recurso permite que você responda a todas as perguntas frequentes antes da negociação para criar algum tipo de base de conhecimento. Em seguida, você pode designar alguém para ser responsável pela seção de perguntas e respostas durante o acordo. Essa pessoa terá que responder a todas as novas perguntas de terceiros o mais rápido possível para acelerar a negociação.

7. Convide terceiros

Ao se aproximar de um acordo comercial, você pode convidar possíveis compradores, parceiros ou autoridades para o data room. Os provedores de data room seguro oferecem permissões de usuário granulares que permitem controlar os níveis de acesso que os usuários solicitados têm.

Além disso, os administradores podem criar grupos de acordo com as funções dos usuários e permitir a eles recursos e níveis de acesso específicos. Dessa forma, o gerenciamento de projetos se torna direto, seguro e eficiente, mesmo que dezenas de pessoas estejam envolvidas. E, como resultado, você pode proteger seus arquivos contra ameaças indesejadas.

8. Controle a atividade do usuário e obtenha insights

Um data room virtual fornecerá relatórios que lhe darão uma visão clara da atividade do usuário. Você pode analisar essas estatísticas para detectar comportamentos suspeitos e evitar um vazamento de dados. Além disso, os relatórios podem lhe fornecer insights úteis sobre como apresentar melhor a sua empresa durante a negociação. E quando o processo pelo qual você está passando terminar, você poderá estudar os relatórios novamente para ver como pode melhorar o fluxo de trabalho durante a próxima negociação.

Para um rastreamento detalhado e conveniente, o provedor de data room virtual deve oferecer:

• Trilhas de auditoria completas em uma versão para impressão para apresentações em reuniões
• Rastreamento com detalhes sobre downloads, impressões, visualizações e duração da visualização do arquivo
• Relatórios de visão geral do grupo contendo dados sobre o número de logins, perguntas de Q&A postadas, arquivos permitidos e acessados
• Relatórios codificados por cores indicando os grupos de membros mais ativos e os data rooms de maior interesse

Práticas recomendadas para a criação de data rooms em 2023

Agora que você já sabe como configurar um data room, é hora de conhecer as práticas recomendadas para fortalecer a proteção de seus dados com configurações de segurança e melhor gerenciamento do fluxo de trabalho.

Implementação de permissões de usuário

Para criar data rooms orientados para a segurança, você precisa decidir sobre os direitos de acesso para administradores, funcionários da empresa, investidores, clientes, consultores financeiros e outros terceiros.

E como essa tarefa pode parecer tediosa, damos alguns exemplos de grupos de usuários e permissões. Mas observe que eles podem ser diferentes dependendo do negócio e do setor. No entanto, a estrutura clássica inclui:

• Administrador. O armazenamento de documentos, a página de gerenciamento de usuários e a guia de permissões de arquivos estão totalmente sob o controle dessa pessoa. Os administradores podem adicionar documentos, permitir que usuários comuns convidem novos usuários, ocultar membros uns dos outros e, em geral, controlar todos os processos em um data room.
• Gerenciamento. Os gerentes da empresa geralmente têm acesso a todos os dados, mas não são atribuídos a nenhuma obrigação administrativa.
• Funcionários. Os funcionários podem ser divididos em grupos de acesso com base nos documentos de que precisam para trabalhar. Normalmente, usuários individuais ou grupos podem fazer upload de arquivos, editar conteúdo, compartilhar e renomear arquivos.
• Finanças. Todos os documentos financeiros devem estar disponíveis para os usuários que lidam com o lado financeiro da transação.
• Investidores. Os investidores em potencial precisam de acesso livre a informações fiscais, balanços patrimoniais, declarações de renda e outros documentos relacionados à lista de verificação de due diligence. Quanto aos investidores estabelecidos, o administrador do VDR deve fornecer a eles acesso a informações estritamente confidenciais.
• Clientes. Normalmente, esse grupo de usuários tem acesso apenas aos arquivos e pastas dos clientes. No entanto, os direitos de acesso específicos dependem do cenário de uso individual.

Criptografia de dados

A criptografia de dados é uma técnica de segurança que codifica os dados e os torna visíveis somente para alguém que tenha a chave de criptografia correta. Aqui estão algumas dicas sobre como usar a criptografia em seu data room:

• Criptografia em repouso e em trânsito. Não há necessidade de ativar ou desativar a criptografia em trânsito – ela geralmente é oferecida por padrão. Entretanto, alguns provedores não oferecem criptografia em repouso por padrão e podem exigir um procedimento adicional para ativá-la. Entre em contato com o atendimento ao cliente do seu fornecedor para esclarecer isso.
• Chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente (CMEK). Você também pode obter o controle das chaves de criptografia, que é uma medida de segurança extra chamada CMEK (Customer-Managed Encryption Keys). Em particular, essa opção permite que você controle os dados na infraestrutura de nuvem juntamente com as chaves de criptografia privadas. Além disso, você pode escolher onde armazenar as chaves de criptografia e o software para gerenciá-las.

Monitoramento de atividade

A configuração de monitores de atividade é essencial, pois você deve ter um registro de auditoria inviolável de todas as atividades do data room para fins de inteligência corporativa e defesa contra ações judiciais.

Embora as trilhas de auditoria geralmente sejam oferecidas por padrão, você pode configurar relatórios automáticos com base na atividade do data room e ativar notificações em tempo real:

• Relatórios automáticos. Uma das melhores práticas de monitoramento é manter os principais gerentes de projeto informados, enviando-lhes relatórios de atividades personalizáveis em programações recorrentes específicas. Os destinatários, por sua vez, podem coletar informações importantes analisando resumos de atividades de uma empresa e locais específicos no data room, usuários e grupos de acesso.
• Notificações em tempo real. Outra prática valiosa são as notificações em tempo real, que permitem que o administrador saiba sobre as ações em um determinado documento. Assim, se um terceiro visualizar, editar, baixar ou compartilhar os mesmos arquivos várias vezes, o administrador saberá disso instantaneamente ao receber uma notificação por e-mail.

Configuração da sala de dados virtual: Principais conclusões

Agora, vamos resumir os principais aprendizados do artigo:

• Os usuários podem encontrar desafios durante a preparação do data room, como conformidade com os regulamentos, adoção do usuário e configurações de permissão.
• A configuração adequada de um data room virtual é essencial para aproveitar ao máximo seus benefícios – o desejo não é uma ciência de foguetes, pois muitos provedores de data room oferecem uma lista de verificação de data room de due diligence que pode ser usada para agilizar a preparação para a due diligence ou qualquer outro negócio complexo.
• Algumas das melhores práticas recomendadas para o uso eficiente e seguro do software de data room virtual incluem a configuração de permissões de usuários e arquivos, criptografia de dados e monitoramento de atividades.

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