8 características das melhores data rooms virtuais

O manuseamento seguro de documentos é algo obrigatório no mundo dos negócios. Para garantir a segurança dos documentos, as empresas costumavam armazená-los em data rooms físicas. Com o desenvolvimento de novas soluções tecnológicas, e a pandemia mundial, as data rooms virtuais começaram a ganhar popularidade. Aqui seguem algumas razões pelas quais esta solução pode ser indicada para si.

As 8 caraterísticas principais a considerar ao escolher uma data room

O armazenamento de documentos sensíveis num ambiente seguro é a melhor forma de proteger os seus dados. As data rooms virtuais fornecem aos utilizadores caraterísticas que facilitam este processo. Os melhores fornecedores de data rooms equipam os seus repositórios de ficheiros com as seguintes caraterísticas:

  • Conformidade. Dado que a segurança é a principal preocupação ao lidar com dados sensíveis, as data rooms virtuais são construídas com a segurança em mente. Em conformidade com as certificações ISO 27001, SOC 1/2, RGPS, os seus documentos são rigorosamente guardados.
  • Facilidade de utilização. A segunda caraterística mais importante é a facilidade de utilização. Não é necessário instalar plugins para aceder aos dados, e com suporte de aplicações móveis e uma interface intuitiva, a utilização de uma data room virtual é simples.
  • Carregamento fácil. A colocação de documentos numa data room virtual é também um processo simples. Arraste os ficheiros que pretende carregar e largue-os na data room virtual. Se quiser colocar vários ficheiros ao mesmo tempo na data room virtual, pode utilizar a função de carregamento em massa. Poderá também abrir os ficheiros dentro da data room virtual, uma vez que esta solução suporta ficheiros de vários formatos.
  • Rastreio de atividade do utilizador. Monitorizar quem tem acesso a que ficheiros e que tipos de alterações são feitas é essencial quando se armazenam e partilham documentos importantes. As melhores data rooms permitem-lhe supervisionar a atividade dos utilizadores com acesso a estes dados sensíveis.
  • Proteção de documentos. Para além de poder monitorizar a atividade dos utilizadores, também pode utilizar caraterísticas tais como fragmentação remota, visualização vedada, ou marcas de água. Isto protege ainda mais os seus documentos porque pode adicionar uma data de validade aos seus dados sensíveis, obscurecer alguns dos detalhes, ou adicionar uma marca de água com a data e o indivíduo que transferiu o ficheiro.
  • Serviço multilingue e apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana. As melhores data rooms virtuais estão equipadas com as melhores equipas de apoio ao cliente. Se algo correr mal com a sua data room virtual, haverá sempre alguém que o poderá ajudar. Através do apoio multilingue 24 horas, 7 dias por semana, pode contar com a ajuda dos seus fornecedores de data rooms virtuais.
  • Bloco de perguntas e respostas e chat ao vivo. Ao aceder a dados sensíveis, pode haver perguntas relacionadas com os documentos armazenados. Através da funcionalidade de Q&A (perguntas e respostas) e de um chat ao vivo, é possível resolver as consultas em tempo real e marcar os documentos que precisam de ser alterados.
  • Personalização. Quando tiver marcado os documentos que deseja editar, pode alterá-los na data room virtual. Com as ferramentas fornecidas e a interface intuitiva, não terá de transferir o ficheiro inteiro para fazer pequenas alterações. Tudo o que precisa está à sua disposição na data room virtual. 

Como se pode ver, as melhores data rooms virtuais têm benefícios que seriam impossíveis de implementar numa data room física. Para mais informações e possíveis soluções sobe data rooms virtuais, visite o nosso website. Será capaz de escolher uma solução de data room virtual que se adapte às suas necessidades individuais.

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