Provedores das salas de dados virtuais
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11 coisas que você deve saber sobre a segurança do documento

Ultimamente, os documentos estão expostos a vários perigos causados pelo desenvolvimento de tecnologias e pelo alto risco de roubo de documentos. As listas de clientes, documentos confidenciais, relatórios de estratégia de vendas e estatísticas podem cair facilmente nas mãos de concorrentes ou piratas informáticos. Portanto, todas essas possibilidades exigem uma proteção mais escrupulosa, especialmente no caso das grandes empresas.

  1. Os sistemas de segurança que existem no mercado destinam-se a proteger os dados, a cumprir os requisitos legais e os interesses comerciais, evitar perdas financeiras por roubo de identidade e fraude.
  2. A segurança virtual dos documentos é cumprida graças à restrição do acesso aos documentos, o que é possível graças às salas de dados virtuais. No sistema que usa documentos em papel como base, eles são armazenados em salas de dados tradicionais, o que não pode garantir uma longa vida e proteção de informações.
  3. É muito difícil fornecer proteção adequada para um sistema que se baseia na papelada porque manter documentos bloqueados afeta os resultados. A velocidade das transações perde muito, pois, leva tempo para encontrar e processar os documentos.
  4. Os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos melhoram muito o processo, pois, protegem melhor, ao mesmo tempo, que oferecem acesso simultâneo apenas aos usuários permitidos.
  5. Os direitos de acesso geralmente incluem privilégios para visualizar e editar, o que significa que algumas pessoas podem ver o conteúdo, mas não modificá-lo, outros podem editar ou criar dados. E lembre-se de que a sala de dados virtual só pode ser acessada por pessoas que foram autorizadas e que têm senhas e cuja identidade está vinculada ao número de celular para uma segunda etapa de autorização.
  6. De acordo com os relatórios, a maioria das falhas de segurança são devidas à negligência e desonestidade dos funcionários. Portanto, um sistema que permite que os direitos de acesso sejam personalizados é a melhor solução para evitar riscos causados pelo fator humano.
  7. Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos oferecem registros de auditoria que controlam cada documento e usuário, tempo de visita e alterações feitas em documentos. Desta forma, é possível monitorar qualquer atividade individual.
  8. O fato de que tudo está agora conectado à internet aumenta o risco de ameaças. Vírus perigosos e outros softwares maliciosos estão se tornando cada vez mais uma ameaça séria, pois, podem acessar dados, modificá-lo ou excluí-lo.
  9. As ameaças externas podem ser evitadas através de um bom antivírus e anti-spyware, bem como uma boa proteção ao nível da infraestrutura da sala de dados virtual e mecanismos de acesso seguro (SSL). E em um nível mais local, o uso de medidas de proteção visual defende os dados contra o espião.
  10. Autenticar documentos é outra precaução de segurança. O uso de assinaturas eletrônicas permite que os destinatários garantam que os documentos recebidos sejam realmente de pessoas autorizadas.
  11. Revisões periódicas devem ser realizadas para identificar possíveis vulnerabilidades. Outra dica é fazer backup ou implementar a política de retenção e destruição de documentos. E não se esqueça de usar sistemas que foram confirmados pelas mais recentes certificações de segurança, como o ISO 27001.

Conhecer essas coisas é vital para qualquer empresa que tenha muitos papéis e que precise organizá-las para processos de fusão e aquisição. Nesta página, você encontrará uma lista de provedores de sala de dados virtuais que são utilizados pelas principais corporações, garantindo o mais alto nível de confidencialidade.